Điện thoại thông minh đời mới có sẵn một công cụ tự động hoá cá nhân: trên một số dòng là ứng dụng phím tắt kèm mục tự động hoá, trên một số dòng khác là chế độ và thói quen trong phần cài đặt hoặc trong trợ lý giọng nói. Chúng cho phép bạn đặt "khi tới giờ này, khi tới chỗ này, khi chạm điện thoại vào thẻ này, khi cắm sạc, thì làm chuỗi việc kia", hoàn toàn không cần tài khoản ở nền tảng kết nối nào.
Với chủ cửa hàng nhỏ và người làm việc tự do, đây là lớp tự động hoá rẻ nhất và gần nhất: bật chế độ không làm phiền khi tới cửa hàng, lưu ảnh chụp hoá đơn vào đúng thư mục bằng một chạm, ghi giờ bắt đầu và kết thúc ca. Bài này giải thích nó làm được gì, giới hạn ở đâu, và những lưu ý về riêng tư. Tên menu và tính năng khác nhau giữa các hệ điều hành và phiên bản, nên bài mô tả theo chức năng.
Tự động hoá trên điện thoại khác nền tảng kết nối ở đâu
Nền tảng kết nối chạy trên máy chủ, hoạt động cả khi điện thoại bạn tắt, nối các ứng dụng của cả nhóm. Tự động hoá trên điện thoại chạy ngay trên máy, dùng những gì máy biết: giờ, vị trí, mạng Wi-Fi đang nối, mức pin, việc cắm sạc, ứng dụng đang mở, thẻ chạm. Nó làm việc bằng những gì máy làm được: bật tắt chế độ, mở ứng dụng, gửi tin nhắn, lưu tệp, thêm lời nhắc, gọi một số ứng dụng khác đã hỗ trợ.
Vì chạy trên máy, nó hợp với việc của một người. Bạn không chia sẻ được một kịch bản trên điện thoại cho cả nhóm cùng chạy như một luồng chung, và khi máy hết pin hoặc tắt thì không có gì chạy. Ngược lại, dữ liệu như vị trí của bạn không phải gửi lên máy chủ của một bên thứ ba để kích hoạt.
Một điểm khác nữa là quyền hạn do hệ điều hành kiểm soát chặt. Một số hành động, như gửi tin nhắn hay chạy kịch bản khi tới một địa điểm, có thể yêu cầu bạn xác nhận trước khi chạy, tuỳ hệ điều hành và phiên bản. Đây là cơ chế bảo vệ, không phải lỗi, và bạn nên hiểu nó trước khi trông vào một kịch bản cho việc quan trọng.
Các kiểu kích hoạt hay có trên điện thoại
Không phải máy nào cũng có đủ, và tên gọi khác nhau. Bảng dưới gom các kiểu kích hoạt phổ biến cùng ví dụ giả định cho người bán hàng, làm dịch vụ.
| Kích hoạt | Ví dụ giả định | Lưu ý |
|---|---|---|
| Theo giờ | Bảy giờ sáng mở ứng dụng bán hàng và bật âm báo đơn | Ổn định nhất, ít cần xác nhận |
| Tới hoặc rời một địa điểm | Tới chợ đầu mối thì hiện lời nhắc danh sách cần nhập | Cần bật định vị; có thể trễ vài phút |
| Nối vào mạng Wi-Fi | Nối Wi-Fi cửa hàng thì tắt chế độ không làm phiền | Thay cho vị trí, đỡ tốn pin hơn |
| Chạm vào thẻ | Chạm thẻ dán ở quầy thì ghi giờ mở cửa vào ghi chú | Cần máy hỗ trợ đọc thẻ chạm |
| Cắm hoặc rút sạc | Cắm sạc buổi tối thì bật chế độ ngủ | Dùng cho thói quen cuối ngày |
| Mở một ứng dụng | Mở ứng dụng ngân hàng thì tắt ghi màn hình, giảm độ sáng | Tuỳ hệ điều hành hỗ trợ |
| Mức pin | Pin dưới hai mươi phần trăm thì bật tiết kiệm pin | Có sẵn ở nhiều máy |
Kích hoạt theo Wi-Fi và theo thẻ chạm là hai kiểu bị đánh giá thấp. Chúng chính xác hơn vị trí trong nhà hoặc khu chợ đông, và không cần bật định vị liên tục.
Những việc nhỏ đáng tự động hoá trên điện thoại
Những việc dưới đây đều là việc của một người, lặp lại mỗi ngày, mất vài giây đến vài phút mỗi lần, cộng lại thành đáng kể:
- Một chạm để chụp ảnh hoá đơn nhập hàng và lưu vào thư mục theo tháng, tên tệp có sẵn ngày.
- Tới cửa hàng thì tự bật âm báo của ứng dụng bán hàng, tắt thông báo của mạng xã hội cá nhân.
- Chạm thẻ ở quầy khi mở cửa và khi đóng cửa để ghi giờ vào một ghi chú, cuối tháng có ngay bảng giờ mở cửa.
- Rời cửa hàng thì hiện lời nhắc: đã khoá cửa sau chưa, đã tắt bếp chưa.
- Một phím tắt trên màn hình chính để gửi tin "đang trên đường giao, khoảng hai mươi phút nữa tới" cho người vừa nhắn gần nhất, sửa trước khi gửi.
- Mỗi tối chủ nhật hiện lời nhắc đối chiếu tiền mặt với sổ bán hàng.
- Cắm sạc sau mười giờ tối thì bật không làm phiền, trừ cuộc gọi từ danh bạ yêu thích.
Các ví dụ trên là ví dụ giả định để gợi ý. Mỗi việc nên bắt đầu ở dạng một nút bấm tay trên màn hình chính; chạy ổn một tuần rồi mới gắn vào kích hoạt tự động.
Dựng kịch bản đầu tiên
Các bước dưới đây mô tả theo chức năng, áp dụng cho cả ứng dụng phím tắt lẫn mục thói quen trong cài đặt.
- Mở ứng dụng phím tắt hoặc mục chế độ và thói quen trong cài đặt. Nếu không thấy, tìm theo từ khoá tự động, thói quen, phím tắt trong ô tìm kiếm của phần cài đặt.
- Tạo một phím tắt chạy tay trước, chưa gắn kích hoạt. Thêm từng hành động từ danh sách, ví dụ chụp ảnh, rồi lưu vào thư mục.
- Đặt tên rõ ràng và thêm nút ra màn hình chính.
- Chạy tay vài lần, kiểm kết quả: ảnh vào đúng thư mục chưa, tên tệp có ngày đúng không.
- Khi đã ổn, gắn kích hoạt nếu cần. Chọn có hỏi xác nhận trước khi chạy hay không, với việc gửi tin nhắn nên để hỏi.
- Theo dõi một tuần, xem kịch bản có chạy đúng lúc, có chạy nhầm lúc không.
- Ghi lại danh sách kịch bản đang có, nhất là khi đổi máy, vì không phải lúc nào chúng cũng được chuyển sang máy mới đầy đủ.
Nhiều ứng dụng phím tắt có thư viện mẫu do nhà sản xuất hoặc cộng đồng chia sẻ. Mẫu do người lạ chia sẻ có thể chứa hành động gửi dữ liệu đi nơi khác; mở ra đọc từng hành động trước khi thêm vào máy.
Nút trên điện thoại kích hoạt luồng trên nền tảng kết nối
Hai lớp tự động hoá có thể nối với nhau. Nhiều ứng dụng phím tắt có hành động gửi một yêu cầu tới một địa chỉ web, và nhiều nền tảng kết nối cho phép bắt đầu luồng bằng một đường dẫn nhận tín hiệu (webhook). Ghép hai thứ lại, bạn có một nút trên màn hình chính điện thoại để khởi động một luồng chung trên máy chủ.
Ví dụ giả định: chủ một xưởng mộc nhỏ ở Bình Dương cũ, nay thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, bấm nút "giao xong" trên điện thoại khi giao hàng tới nhà khách. Nút gửi tín hiệu kèm mã đơn đã nhập; luồng trên nền tảng kết nối cập nhật trạng thái trong bảng theo dõi và báo cho kế toán để xuất hoá đơn. Người bấm không phải mở bảng tính trên màn hình nhỏ.
Đường dẫn nhận tín hiệu là thứ cần giữ kín như một chiếc chìa khoá: ai có nó đều kích hoạt được luồng. Không chia sẻ phím tắt có chứa đường dẫn đó cho người ngoài, và nếu lỡ lộ thì tạo đường dẫn mới trên nền tảng. Phần giải thích webhook là gì nằm ở danh mục API và webhook của trang.
Riêng tư và an toàn khi điện thoại tự làm thay bạn
Vị trí là dữ liệu nhạy cảm. Kích hoạt theo vị trí cần điện thoại theo dõi vị trí của bạn. Với kịch bản cá nhân chạy trên máy thì dữ liệu ở lại máy, nhưng nếu kịch bản gửi vị trí cho người khác hay ghi ra tệp dùng chung, hãy cân nhắc ai đọc được.
Không dùng để theo dõi người khác. Kịch bản chấm công bằng vị trí cài lên điện thoại nhân viên, hay gửi vị trí người thân mà họ không biết, là xâm phạm quyền riêng tư. Ghi giờ ca làm thì dùng cách mọi người cùng biết và đồng ý, như thẻ chạm ở quầy.
Cẩn thận với hành động gửi đi. Kịch bản tự gửi tin nhắn hay email mà không hỏi xác nhận có thể gửi nhầm người, nhầm lúc. Với mọi hành động gửi cho khách, để chế độ hỏi trước khi chạy.
Khoá màn hình vẫn quan trọng. Một phím tắt trên màn hình chính có thể mở thư mục hoá đơn hay gửi tin nhắn thay bạn. Điện thoại không khoá màn hình là ai cầm cũng bấm được.
Không lưu mật khẩu trong kịch bản. Đừng gõ mật khẩu, mã ngân hàng hay mã khoá vào nội dung kịch bản để tự điền. Kịch bản có thể được sao lưu, chia sẻ hoặc đọc được bởi người khác dùng máy.
Khi nào chuyển từ điện thoại sang nền tảng kết nối
Tự động hoá trên điện thoại hết hợp khi việc không còn là của một người. Khi nhân viên thứ hai cũng cần nhận báo đơn, khi dữ liệu cần ghi vào một bảng tính chung cả nhóm xem, khi việc phải chạy cả lúc bạn tắt máy đi ngủ, đó là lúc chuyển sang tính năng có sẵn của phần mềm bán hàng hoặc một nền tảng kết nối.
Thường hai lớp sống cùng nhau. Điện thoại lo việc cá nhân: chế độ, lời nhắc, lưu ảnh nhanh. Nền tảng kết nối lo việc chung: đơn hàng, bảng theo dõi, thông báo cho nhóm. Một chủ quán cà phê nhỏ ở Lâm Đồng, theo ví dụ giả định, có thể dùng thẻ chạm ở quầy để ghi giờ mở cửa cho mình, trong khi đơn đặt mang đi từ ứng dụng giao hàng chạy qua tính năng có sẵn của phần mềm bán hàng.
Điều cần tránh là dùng điện thoại cá nhân làm mắt xích trong luồng chung, ví dụ một kịch bản trên máy chủ quán chuyển tiếp đơn cho nhân viên. Máy hết pin, đổi máy, chủ đi vắng, cả quy trình dừng theo.
Câu hỏi thường gặp
Điện thoại không có ứng dụng phím tắt thì có tự động hoá được không?
Nhiều máy có tính năng tương tự với tên khác, như chế độ và thói quen trong phần cài đặt, hoặc thói quen của trợ lý giọng nói. Tìm trong cài đặt theo từ khoá tự động hoặc thói quen; tính năng tuỳ hãng và phiên bản hệ điều hành.
Kịch bản tự động có làm hao pin nhiều không?
Kích hoạt theo giờ, sạc, Wi-Fi hay thẻ chạm tốn rất ít pin. Kích hoạt theo vị trí tốn hơn vì cần định vị, nhất là khi đặt nhiều địa điểm. Nếu thấy hao pin, thay kích hoạt vị trí bằng Wi-Fi của địa điểm đó.
Thẻ chạm dán ở quầy mua ở đâu và có an toàn không?
Thẻ chạm loại dán là vật tư phổ biến ở cửa hàng linh kiện và sàn thương mại điện tử. Thẻ chỉ chứa một mã nhỏ; kịch bản do điện thoại của bạn quyết định. Người khác chạm máy họ vào thẻ không chạy được kịch bản trên máy bạn.
Đổi điện thoại mới thì các kịch bản có mất không?
Tuỳ hệ điều hành và cách sao lưu. Có nơi đồng bộ qua tài khoản, có nơi không chuyển phần kích hoạt tự động. Ghi danh sách kịch bản và kiểm lại từng cái trên máy mới trước khi bỏ máy cũ.
Có nên dùng kịch bản trên điện thoại để trả lời tin nhắn khách tự động không?
Không nên cho chạy tự động hoàn toàn. Dùng phím tắt để soạn sẵn tin trả lời rồi bạn sửa và bấm gửi là hợp lý. Trả lời tự động cho khách nên làm bằng tính năng có sẵn của kênh nhắn tin, theo luật của nền tảng đó.