Phần mềm quản lý bán hàng và nền tảng tạo cửa hàng online mà bạn đang dùng gần như chắc chắn đã có sẵn một số tự động hoá: thư xác nhận đơn, báo đơn mới cho chủ shop, cảnh báo sắp hết hàng, tin nhắn chào tự động trong kênh chat. Nhiều chủ shop đi tìm công cụ kết nối bên ngoài để làm những việc mà phần mềm của mình chỉ cần bật một công tắc trong phần cài đặt.
Bài này giúp bạn rà theo ba nơi tự động hoá thường nằm sẵn, chỉ ra những tính năng hay gặp, rủi ro khi cài thêm ứng dụng mở rộng, và ranh giới tới đâu thì cần công cụ kết nối. Bài không giới thiệu phần mềm nào; tên tính năng và vị trí menu mỗi bên khác nhau, bạn đối chiếu với phiên bản mình đang dùng.
Ba nơi tự động hoá thường nằm sẵn
Nơi thứ nhất là phần mềm quản lý bán hàng: loại phần mềm tính tiền tại quầy kiêm quản lý kho, khách hàng, báo cáo, thường có cả bản trên điện thoại. Tự động hoá ở đây xoay quanh kho và báo cáo: trừ tồn khi bán, cảnh báo mặt hàng xuống dưới mức tối thiểu, gửi báo cáo doanh thu cuối ngày cho chủ, cộng điểm khách hàng thân thiết.
Nơi thứ hai là nền tảng tạo cửa hàng online, nơi bạn dựng trang bán hàng riêng. Tự động hoá ở đây xoay quanh đơn hàng và khách: email xác nhận đơn, email thông báo đã giao cho đơn vị vận chuyển, nhắc khách bỏ dở giỏ hàng, mã giảm giá tự áp dụng theo điều kiện. Nhiều nền tảng còn có kho ứng dụng mở rộng để thêm tính năng.
Nơi thứ ba là kênh bán hàng bên ngoài: sàn thương mại điện tử và trang mạng xã hội. Các kênh này thường có công cụ trả lời tin nhắn tự động, câu trả lời mẫu, tin nhắn chào khi khách mở khung chat lần đầu. Chúng chạy theo luật của nền tảng đó, và luật ấy có thể đổi bất cứ lúc nào.
Phần lớn cửa hàng dùng hai hoặc cả ba nơi cùng lúc. Việc đầu tiên trước khi nghĩ tới công cụ kết nối là mở phần cài đặt của từng nơi, liệt kê những gì đang bật, những gì đang tắt mà lẽ ra nên bật.
Những tính năng tự động có sẵn hay gặp
Không phần mềm nào có đủ tất cả, nhưng danh sách dưới đây giúp bạn biết phải tìm gì. Cột cuối là điều cần kiểm trước khi bật.
| Tính năng | Thường có ở | Kiểm trước khi bật |
|---|---|---|
| Thư hoặc tin xác nhận đơn cho khách | Nền tảng cửa hàng online | Nội dung mẫu đã sửa theo shop chưa, có thông tin sai không |
| Báo đơn mới cho chủ hoặc nhân viên | Cả phần mềm bán hàng lẫn nền tảng cửa hàng | Báo qua kênh nào, ai nhận, ban đêm có báo không |
| Cảnh báo sắp hết hàng | Phần mềm quản lý bán hàng | Mức tối thiểu đặt cho từng mặt hàng đã hợp lý chưa |
| Nhắc khách bỏ dở giỏ hàng | Nền tảng cửa hàng online | Khách đã đồng ý nhận thư chưa, nhắc mấy lần |
| Báo cáo doanh thu tự gửi | Phần mềm quản lý bán hàng | Gửi cho ai, có lộ số liệu cho người không nên xem không |
| Tin chào, trả lời mẫu trong khung chat | Sàn, trang mạng xã hội | Luật của nền tảng về tin nhắn tự động hiện hành |
| Cộng điểm, gửi ưu đãi sinh nhật | Phần mềm bán hàng có mục khách hàng thân thiết | Có sự đồng ý nhận tin của khách không |
Hai dòng cần thận trọng nhất là nhắc giỏ hàng và ưu đãi sinh nhật, vì chúng chủ động nhắn cho khách. Gửi cho người chưa đồng ý nhận tin vừa làm khách khó chịu, vừa có thể vi phạm quy định về tin nhắn quảng cáo và dữ liệu cá nhân.
Kho ứng dụng mở rộng: tiện nhưng phải xem kỹ quyền
Ứng dụng mở rộng là gì. Là phần thêm do bên thứ ba làm, cài vào cửa hàng online hoặc phần mềm bán hàng để có thêm tính năng: đánh giá sản phẩm, in vận đơn, đồng bộ với kế toán. Về bản chất đó cũng là một đường kết nối, chỉ có điều được đóng gói thành một nút cài đặt.
Quyền thường rộng hơn bạn nghĩ. Khi cài, ứng dụng mở rộng xin quyền đọc và ghi vào cửa hàng: đọc đơn hàng, đọc danh sách khách, sửa sản phẩm. Một ứng dụng chỉ để hiện đánh giá mà đòi quyền đọc toàn bộ thông tin khách là dấu hiệu cần cân nhắc.
Ai làm ra và còn bảo trì không. Xem nhà phát triển là ai, lần cập nhật gần nhất khi nào, phản hồi của người dùng khác về sự cố. Ứng dụng bị bỏ rơi là ứng dụng vẫn giữ quyền vào cửa hàng của bạn mà không ai vá lỗi.
Gỡ ứng dụng không dùng nữa. Gỡ khỏi cửa hàng là thu quyền, nhưng một số ứng dụng đã sao chép dữ liệu sang máy chủ của họ. Đọc chính sách xoá dữ liệu khi gỡ, và gỡ ngay những ứng dụng đã thử xong không dùng.
Đừng cài hai ứng dụng làm cùng một việc. Hai ứng dụng cùng gửi thư xác nhận, hoặc cùng cập nhật tồn kho, là nguồn của thư trùng và số tồn sai mà rất khó dò ra nguyên nhân.
Thông báo nội bộ: ai nhận, nhận qua đâu, lúc nào
Mỗi loại thông báo một người chịu trách nhiệm. Đơn mới báo cho người đóng gói, sắp hết hàng báo cho người nhập hàng, đánh giá xấu báo cho chủ. Khi cả nhóm cùng nhận mọi thông báo, ai cũng nghĩ người khác sẽ xử lý.
Chọn kênh mà người nhận thật sự mở. Phần mềm bán hàng thường báo qua ứng dụng trên điện thoại, qua email hoặc cả hai. Người đóng gói đứng ở kho cả ngày ít khi mở email; người làm sổ sách thì ngược lại. Bật đúng kênh cho từng người thay vì bật hết.
Tắt bớt thông báo không ai đọc. Một ứng dụng báo từng lượt xem sản phẩm, từng khách vào trang, sau một tuần sẽ bị tắt tiếng hoàn toàn, kéo theo cả thông báo đơn hàng quan trọng. Chỉ giữ những thông báo dẫn tới một việc phải làm.
Đặt giờ yên lặng. Đơn đặt lúc hai giờ sáng không cần đánh thức ai, trừ khi shop có cam kết giao trong đêm. Nhiều phần mềm cho đặt khung giờ không báo, hoặc gom thông báo đêm thành một bản tóm tắt buổi sáng.
Rà lại khi có người nghỉ việc. Người đã nghỉ vẫn nhận báo cáo doanh thu qua email là chuyện xảy ra thường hơn bạn nghĩ. Thêm bước gỡ khỏi danh sách nhận thông báo vào quy trình bàn giao.
Tin nhắn trả lời tự động: dùng có chừng mực
Tin chào tự động và câu trả lời mẫu giúp shop không bỏ lỡ khách nhắn lúc nửa đêm. Một tin chào tốt nói ngắn: shop đã nhận tin, giờ nào có người trả lời, khách có thể để lại mã sản phẩm và câu hỏi. Đừng giả làm người thật đang gõ, đừng hứa giá hay khuyến mãi trong tin tự động, vì khi chương trình đổi, tin tự động thường bị quên chưa sửa.
Mỗi nền tảng nhắn tin có luật riêng về việc doanh nghiệp được nhắn cho khách khi nào, trong bao lâu sau tin cuối của khách, nội dung loại nào. Các luật này đổi theo thời gian và vi phạm có thể khiến trang bị hạn chế. Trước khi bật bất kỳ tin nhắn tự động nào gửi đi chủ động, đọc chính sách hiện hành của nền tảng đó.
Không dùng công cụ ngoài để gửi tin hàng loạt cho danh sách số điện thoại hay tài khoản mua lại hoặc tự thu thập. Đó là tin nhắn rác, trái với điều khoản của gần như mọi nền tảng và trái với quy định về quảng cáo qua tin nhắn. Tự động hoá chỉ nên làm nhanh hơn cuộc trò chuyện khách đã chủ động mở ra.
Đồng bộ tồn kho nhiều kênh: có sẵn hay phải nối
Bài toán quen thuộc của shop bán cùng lúc trên cửa hàng riêng, một hai sàn và tại quầy: bán một chiếc ở kênh này thì kênh kia phải trừ tồn ngay, nếu không sẽ bán quá số hàng có. Một số phần mềm quản lý bán hàng có sẵn tính năng nối với các sàn phổ biến để đồng bộ tồn kho và kéo đơn về một chỗ. Nếu phần mềm của bạn có, đây là cách bền nhất, vì đường nối được nhà cung cấp phần mềm bảo trì khi sàn thay đổi.
Nếu không có, nhiều người tự nối bằng công cụ kéo thả: mỗi đơn mới ở sàn thì trừ tồn ở bảng tính, rồi cập nhật lên các kênh còn lại. Cách này làm được với số đơn ít, nhưng dễ lệch: hai đơn đến cùng lúc, một bước lỗi giữa chừng, sàn chậm báo đơn. Khi số mặt hàng và số đơn tăng, nên chuyển sang phần mềm có đồng bộ sẵn hơn là thêm lớp vá.
Dù dùng cách nào, đặt một mức tồn an toàn cho các mặt hàng bán chạy, ví dụ giả định còn ba chiếc thì báo hết trên sàn, để bù cho độ trễ đồng bộ. Và đối chiếu tồn thật với tồn trên phần mềm định kỳ, vì tự động hoá chỉ chính xác bằng dữ liệu đầu vào.
Cách rà phần mềm bán hàng của bạn trong một buổi
Làm theo thứ tự này với từng phần mềm, từng kênh bạn đang dùng.
- Mở phần cài đặt, tìm các mục có tên như thông báo, tự động, quy tắc, tích hợp, ứng dụng. Chụp lại những gì đang bật.
- Với mỗi thư hoặc tin gửi cho khách, đọc lại nội dung mẫu, sửa tên shop, giờ làm việc, cách liên hệ cho đúng.
- Kiểm ai đang nhận thông báo đơn mới và báo cáo doanh thu; gỡ người đã nghỉ việc.
- Liệt kê các ứng dụng mở rộng đã cài, gỡ cái không dùng, xem lại quyền của cái còn giữ.
- Đặt mức cảnh báo hết hàng cho mười mặt hàng bán chạy nhất trước, những mặt hàng khác làm dần.
- Ghi lại những việc bạn vẫn làm tay mà phần mềm không có tính năng tương ứng. Danh sách này là đầu vào để quyết có cần công cụ kết nối không.
Một buổi rà như vậy mỗi năm hai lần là đủ để không sót tính năng mới mà nhà cung cấp đã thêm vào.
Câu hỏi thường gặp
Nên bật nhắc khách bỏ dở giỏ hàng không?
Có thể bật nếu khách đã đồng ý nhận thư khi đặt hàng hoặc đăng ký tài khoản. Nhắc một hai lần, nội dung lịch sự, có cách huỷ nhận. Nhắc dồn dập khiến khách bỏ hẳn shop và tăng khả năng bị đánh dấu thư rác.
Phần mềm bán hàng có sẵn báo cáo tự gửi thì còn cần nối sang bảng tính không?
Thường không cần nếu báo cáo có sẵn đã đủ số bạn xem hằng ngày. Chỉ nối khi cần tổng hợp với dữ liệu từ nguồn khác, như chi phí quảng cáo hay đơn từ sàn, mà phần mềm không gom được.
Ứng dụng mở rộng miễn phí có đáng lo không?
Miễn phí không có nghĩa là xấu, nhưng cần xem họ kiếm tiền từ đâu, xin những quyền gì, và chính sách dữ liệu ra sao. Ứng dụng xin quyền đọc toàn bộ khách hàng mà không có lý do rõ ràng thì không nên cài.
Tin nhắn chào tự động có làm khách khó chịu không?
Nếu ngắn, đúng sự thật và nói rõ khi nào có người trả lời thì đa số khách chấp nhận. Khách khó chịu khi tin tự động giả làm người, hứa điều không có, hoặc lặp đi lặp lại mỗi lần khách nhắn.
Shop nhỏ vài chục đơn mỗi ngày có cần công cụ kết nối riêng không?
Phần lớn trường hợp chưa cần. Tính năng có sẵn của phần mềm bán hàng và nền tảng cửa hàng thường đủ. Chỉ khi còn một việc lặp tốn nhiều thời gian mà không phần mềm nào làm sẵn thì mới cân nhắc thêm công cụ kết nối.
Đồng bộ tồn kho bằng bảng tính có ổn không?
Ổn khi ít mặt hàng, ít đơn và có người đối chiếu thường xuyên. Khi số đơn tăng, độ trễ và lỗi giữa chừng làm số tồn lệch, dễ bán quá số hàng có. Lúc đó phần mềm có đồng bộ sẵn đáng tiền hơn.