Trước khi đăng ký bất kỳ nền tảng kết nối nào, hãy rà lại những ứng dụng văn phòng bạn đang trả tiền hoặc dùng miễn phí: email, biểu mẫu, bảng tính, lịch và bộ văn phòng trực tuyến đều có sẵn một lớp tự động hoá mà phần đông người dùng chưa đụng tới. Lọc thư theo người gửi, gửi thông báo khi biểu mẫu có câu trả lời mới, mở trang cho khách tự đặt lịch, đều làm được ngay trong phần cài đặt, không thêm tài khoản, không thêm nơi dữ liệu đi qua.
Bài này đi qua từng nhóm ứng dụng, nói tính năng có sẵn thường nằm ở đâu, làm được gì, vướng ở đâu. Tên menu mỗi hãng một khác và đổi theo phiên bản, nên bài mô tả theo chức năng; khi làm thật, bạn tìm trong mục cài đặt hoặc trang trợ giúp của đúng phiên bản mình dùng.
Vì sao nên bắt đầu từ tính năng có sẵn
Lý do đầu tiên là ít điểm hỏng. Một quy tắc lọc thư chạy ngay trong hộp thư, không phụ thuộc vào một dịch vụ thứ ba còn sống hay không, còn được phép truy cập hay không. Khi bạn nối hai ứng dụng qua một nền tảng ngoài, có thêm một mắt xích có thể đứt: mật khẩu đổi, quyền hết hạn, nền tảng đổi gói.
Lý do thứ hai là dữ liệu ở yên một chỗ. Thư khách hàng, câu trả lời biểu mẫu, lịch hẹn vẫn nằm trong tài khoản của công ty, theo đúng điều khoản bạn đã chấp nhận với nhà cung cấp đó. Không cần cấp quyền đọc hộp thư cho thêm một công ty nữa.
Lý do thứ ba là chi phí. Phần lớn tính năng tự động hoá cơ bản đi kèm gói bạn đang dùng. Một văn phòng kế toán năm người ở Cần Thơ, chỉ cần dựng tám quy tắc lọc thư và một biểu mẫu nhận chứng từ có thông báo, đã bớt được phần lớn thời gian chép tay mỗi sáng mà không tốn thêm khoản nào.
Điểm yếu của tính năng có sẵn là nó thường chỉ làm việc trong phạm vi một ứng dụng hoặc một bộ ứng dụng của cùng hãng. Khi việc phải đi sang phần mềm của hãng khác, ví dụ từ biểu mẫu sang phần mềm bán hàng, bạn mới cần tới công cụ kết nối.
Email: quy tắc lọc là công cụ tự động hoá bị đánh giá thấp nhất
Lọc theo người gửi, tiêu đề, từ khoá. Hầu hết dịch vụ email cho phép đặt điều kiện rồi gắn nhãn hoặc chuyển vào thư mục, đánh dấu quan trọng, bỏ qua hộp thư đến. Một quy tắc đơn giản như mọi thư có chữ "hoá đơn" trong tiêu đề vào thư mục Kế toán đã dọn được nửa hộp thư.
Chuyển tiếp tự động có điều kiện. Thư từ địa chỉ của một khách lớn tự chuyển cho nhân viên phụ trách khách đó. Lưu ý: nhiều tổ chức chặn chuyển tiếp ra ngoài tên miền công ty vì lý do bảo mật, và chuyển tiếp thư chứa thông tin khách sang email cá nhân là thói quen nên bỏ.
Trả lời tự động. Thư báo vắng mặt, hoặc thư xác nhận đã nhận cho một địa chỉ nhận hồ sơ. Viết ngắn, không hứa thời hạn bạn không giữ được, và nhớ tắt khi đã quay lại.
Thư mẫu soạn sẵn. Không hẳn là tự động hoá, nhưng đi cùng quy tắc lọc rất hiệu quả: thư vào đúng thư mục, người phụ trách chọn mẫu trả lời, sửa vài chữ rồi gửi. Nội dung thư mẫu viết thế nào là việc của danh mục soạn thảo, ở đây chỉ bàn đường đi.
Giới hạn. Quy tắc lọc thường không đọc được tệp đính kèm, không ghi ra bảng tính, không tạo việc trong phần mềm quản lý công việc của hãng khác. Thấy mình cần mấy việc đó là lúc nghĩ tới nền tảng kết nối.
Biểu mẫu và bảng tính: cặp đôi tự chạy sẵn
Các công cụ biểu mẫu trực tuyến phổ biến đều tự gom câu trả lời vào một bảng, và phần lớn cho phép nối thẳng tới một tệp bảng tính trong cùng bộ ứng dụng. Mỗi lần có người gửi biểu mẫu, một dòng mới xuất hiện, có sẵn cột thời gian. Đây là luồng tự động hoá đầu tiên mà rất nhiều người đang dùng mà không gọi tên.
Thêm vào đó, hầu hết công cụ biểu mẫu có tuỳ chọn gửi email báo cho chủ biểu mẫu khi có câu trả lời mới, và một số cho phép gửi bản sao câu trả lời cho người điền. Bảng tính trực tuyến thường có quy tắc thông báo khi có thay đổi, và có định dạng có điều kiện để tô màu dòng cần xử lý. Kết hợp ba thứ này, một trung tâm tiếng Anh nhỏ đã có quy trình nhận đăng ký học thử: phụ huynh điền biểu mẫu, dòng mới vào bảng, giáo vụ nhận email, dòng chưa gọi lại hiện màu cam.
Điểm vướng thường gặp là thông báo chỉ báo "có thay đổi", không nói thay đổi gì, và không gửi được vào ứng dụng nhắn tin của nhóm. Biểu mẫu có thu thông tin cá nhân của học viên, nhất là trẻ em, cần ghi rõ mục đích thu thập, chỉ hỏi những gì cần, và giới hạn người được xem bảng tính.
Lịch trực tuyến: trang đặt hẹn, nhắc trước và lịch dùng chung
Lịch trực tuyến ngày nay làm được nhiều hơn chỗ ghi cuộc họp. Phần lớn cho phép tạo một trang đặt hẹn: bạn khai các khung giờ trống, độ dài mỗi buổi, khoảng nghỉ giữa hai buổi, rồi gửi đường dẫn cho khách tự chọn. Lịch tự chặn giờ đã có người đặt, tự thêm sự kiện vào lịch của bạn và của khách. Với người làm tư vấn, gia sư, thợ chụp ảnh nhận lịch lẻ, chỉ riêng tính năng này đã bỏ được chuỗi tin nhắn hỏi qua hỏi lại.
Nhắc trước giờ hẹn là tính năng có sẵn của mọi sự kiện lịch, nhưng mặc định thường chỉ nhắc chủ lịch qua thông báo trên máy. Bạn có thể thêm nhắc qua email, đặt hai mốc (trước một ngày và trước một giờ), và đặt mặc định cho cả lịch để khỏi chỉnh từng sự kiện. Nhắc cho khách ngoài công ty thì tuỳ công cụ: có nơi gửi thư mời kèm nhắc, có nơi không.
Lịch dùng chung cho nhóm, như lịch phòng họp, lịch xe công ty, lịch trực, giúp mọi người tự xem giờ trống thay vì hỏi người quản lý. Đặt quyền rõ ràng: ai chỉ xem, ai được thêm, ai được sửa sự kiện của người khác. Trang đặt hẹn công khai chỉ nên hỏi những gì cần để chuẩn bị buổi hẹn; đừng thêm câu hỏi về thông tin cá nhân mà bạn không dùng tới.
Bản đồ tính năng có sẵn: việc gì, tìm ở đâu, vướng gì
Bảng dưới gom các việc văn phòng hay gặp nhất. Cột "tìm ở đâu" mô tả theo chức năng; tên chính xác của menu bạn tra trong trợ giúp của phiên bản đang dùng.
| Việc | Thường tìm ở đâu | Vướng ở đâu |
|---|---|---|
| Thư vào đúng thư mục theo người gửi | Cài đặt hộp thư, mục bộ lọc hoặc quy tắc | Không đọc tệp đính kèm |
| Báo khi biểu mẫu có câu trả lời | Phần cài đặt câu trả lời của biểu mẫu | Chỉ gửi email, không gửi vào nhóm chat |
| Khách tự đặt lịch hẹn | Lịch trực tuyến, mục trang đặt lịch hoặc khung giờ hẹn | Tuỳ gói; giới hạn tuỳ biến câu hỏi |
| Nhắc trước giờ hẹn | Cài đặt thông báo của sự kiện lịch | Nhắc người trong lịch, không nhắn cho khách ngoài |
| Tô màu việc quá hạn | Định dạng có điều kiện trong bảng tính | Chỉ hiện khi mở tệp, không tự báo |
| Lưu tệp đính kèm vào thư mục chung | Thường cần luồng của bộ ứng dụng hoặc công cụ ngoài | Ít khi có sẵn dưới dạng một nút |
Dòng cuối là ví dụ điển hình cho ranh giới: việc trông đơn giản nhưng đi qua hai ứng dụng (hộp thư và kho tệp), nên tính năng có sẵn của từng ứng dụng không làm trọn được.
Công cụ luồng đi kèm bộ văn phòng trực tuyến
Các bộ văn phòng trực tuyến lớn đều có, hoặc đang đưa vào, một công cụ dựng luồng riêng, nối các ứng dụng trong bộ với nhau và với một số ứng dụng ngoài. Với công ty đã dùng trọn một bộ cho email, lịch, tệp và trò chuyện nhóm, đây thường là bước tiếp theo hợp lý sau quy tắc lọc: lưu tệp đính kèm vào thư mục chung, gửi tin vào kênh chat khi có dòng mới, xin duyệt đơn nghỉ phép qua một nút bấm.
Ưu điểm là quyền truy cập đã nằm sẵn trong tài khoản công ty, người quản trị kiểm soát được ai dựng luồng nào. Nhược điểm là mức độ có sẵn phụ thuộc gói bạn mua, một số đường nối sang ứng dụng ngoài có thể yêu cầu gói cao hơn, và giao diện đổi khá thường xuyên. Trước khi dựng luồng quan trọng, xem gói của công ty có tính năng đó không và có giới hạn số lần chạy mỗi ngày không.
Một lưu ý quản trị: khi nhân viên tự dựng luồng bằng tài khoản cá nhân trong công ty, luồng đó thường gắn với tài khoản của họ. Người đó nghỉ việc, tài khoản bị khoá, luồng ngừng theo. Nên có quy ước luồng dùng chung phải dựng bằng tài khoản dùng chung hoặc được chuyển quyền sở hữu trước khi bàn giao.
Khi nào tính năng có sẵn không còn đủ
Dấu hiệu bạn nên chuyển sang công cụ kết nối, hoặc kết hợp cả hai:
- Việc phải đi qua ứng dụng của hai hãng khác nhau, ví dụ biểu mẫu của hãng này và phần mềm quản lý khách hàng của hãng khác.
- Cần lọc theo điều kiện phức tạp hơn mức quy tắc cho phép, như chỉ báo khi đơn đăng ký đến từ hai tỉnh và chọn khoá buổi tối.
- Cần ghi dữ liệu theo định dạng riêng: tách họ tên, đổi định dạng ngày, ghép mã khách hàng.
- Cần gửi thông báo vào ứng dụng nhắn tin mà nhóm thật sự đọc, thay vì email ai cũng bỏ qua.
- Cần thêm một bước AI giữa chừng, ví dụ tóm tắt nội dung biểu mẫu dài trước khi chuyển cho người phụ trách.
Kể cả khi đã có nền tảng kết nối, quy tắc lọc thư và thông báo biểu mẫu có sẵn vẫn nên giữ: chúng là lớp nền rẻ và bền, nền tảng ngoài chỉ làm phần việc mà lớp nền không với tới.
Câu hỏi thường gặp
Quy tắc lọc email có làm thư quan trọng bị bỏ sót không?
Có thể, nếu quy tắc cho thư bỏ qua hộp thư đến hoặc tự đánh dấu đã đọc. Nên để quy tắc chỉ gắn nhãn hoặc chuyển thư mục, và mỗi tuần mở các thư mục đó xem nhanh, nhất là trong tháng đầu sau khi đặt quy tắc mới.
Biểu mẫu trực tuyến có tự gửi email xác nhận cho người điền không?
Nhiều công cụ có tuỳ chọn gửi bản sao câu trả lời cho người điền, nhưng thường không cho tuỳ biến nội dung thư nhiều. Muốn thư xác nhận có lời chào riêng, hướng dẫn tiếp theo, bạn thường cần tới tính năng mở rộng hoặc nền tảng kết nối.
Dựng luồng trong bộ văn phòng trực tuyến có cần biết lập trình không?
Phần lớn luồng dựng bằng cách chọn mẫu có sẵn và điền ô, không cần viết lệnh. Một số bộ có thêm môi trường viết kịch bản cho người rành kỹ thuật, nhưng đó là lựa chọn, không bắt buộc với việc văn phòng thông thường.
Nhân viên tự đặt quy tắc chuyển tiếp thư về email cá nhân có sao không?
Đây là đường rò rỉ dữ liệu phổ biến. Thư khách hàng, hợp đồng, báo giá đi ra một hộp thư công ty không kiểm soát. Người quản trị nên kiểm tra định kỳ các quy tắc chuyển tiếp ra ngoài và có quy định rõ trong nội quy.
Có nên dùng trang đặt lịch hẹn có sẵn thay cho phần mềm đặt lịch riêng không?
Với văn phòng ít dịch vụ, ít người nhận lịch, trang đặt lịch có sẵn trong lịch trực tuyến thường đủ. Khi cần thu tiền cọc, phân lịch cho nhiều nhân viên theo kỹ năng, gửi nhắc qua tin nhắn, phần mềm chuyên dụng sẽ hợp hơn.
Làm sao biết gói văn phòng của công ty có công cụ dựng luồng không?
Vào trang quản trị của bộ văn phòng hoặc hỏi người quản trị, đối chiếu với bảng tính năng theo gói trên trang của nhà cung cấp ở thời điểm hiện tại. Tính năng này thay đổi theo gói và theo khu vực, đừng dựa vào bài viết cũ.