Dùng thử an toàn nghĩa là đánh giá công cụ bằng tài khoản thử, dữ liệu giả và quyền truy cập hẹp nhất có thể, để nếu luồng chạy sai thì chỉ hỏng trong phạm vi thử, không có thư nào gửi nhầm tới khách thật, không có bảng tính thật nào bị ghi đè. Sau thời gian thử, bạn thu hồi mọi quyền đã cấp nếu không dùng tiếp.
Giai đoạn dùng thử là lúc dễ gây sự cố nhất, vì bạn chưa hiểu công cụ mà lại đang háo hức nối nó với mọi thứ. Bài này hướng dẫn dựng môi trường thử trong một buổi, cách soạn bộ dữ liệu giả để bắt được lỗi thật, những gì cần đọc trên màn hình cấp quyền, kế hoạch hai tuần và cách dọn dẹp khi kết thúc.
Sự cố hay xảy ra nhất trong lúc dùng thử
Sự cố phổ biến nhất là gửi thật trong lúc tưởng đang thử. Một người dựng luồng gửi thư cảm ơn khi có dòng mới trong bảng tính khách hàng, bấm chạy thử, và công cụ lấy luôn hai trăm dòng có sẵn làm dữ liệu thử. Hai trăm khách cũ nhận thư cảm ơn vì một đơn hàng họ không đặt. Không ai cố ý, nhưng thư đã đi thì không rút lại được.
Sự cố thứ hai là ghi đè dữ liệu. Luồng được cấu hình để cập nhật dòng theo mã đơn, nhưng ánh xạ nhầm cột, và mỗi lần chạy thử lại xoá số điện thoại của một khách trong bảng theo dõi thật. Phải vài ngày sau mới có người phát hiện, lúc đó bản sao lưu gần nhất đã cũ.
Sự cố thứ ba im lặng hơn: quyền đã cấp không bao giờ được thu hồi. Bạn thử ba công cụ, mỗi công cụ được quyền đọc toàn bộ hộp thư công ty, rồi chỉ giữ lại một. Hai công cụ kia vẫn giữ quyền đọc hộp thư suốt nhiều tháng, có khi nhiều năm, với tài khoản thử mà không ai còn nhớ mật khẩu.
Cả ba sự cố đều phòng được bằng cùng một nguyên tắc: thử trên bản sao, không thử trên bản thật, và ghi lại mọi thứ đã cấp để thu hồi sau.
Dựng môi trường thử trong một buổi
Môi trường thử không cần phức tạp. Mục tiêu là mỗi ứng dụng trong luồng có một phiên bản mà ghi sai vào đó cũng không sao.
- Tạo một địa chỉ email riêng cho việc thử, không phải hộp thư chính của công ty hay của bạn. Dùng địa chỉ này để đăng ký công cụ và làm hộp thư nhận trong luồng thử.
- Tạo bản sao của bảng tính thật, đặt tên có chữ THỬ ở đầu, xoá hết dữ liệu khách thật, giữ nguyên cấu trúc cột.
- Tạo một nhóm chat thử chỉ có bạn và một đồng nghiệp, thay cho nhóm làm việc chính.
- Nếu phần mềm bán hàng hoặc cửa hàng online có chế độ thử hoặc cửa hàng phụ, bật nó lên. Nếu không có, tạo một sản phẩm ẩn chỉ dùng để đặt đơn thử.
- Tạo một biểu mẫu thử là bản sao của biểu mẫu thật, không đăng công khai.
- Ghi lại tất cả những thứ vừa tạo vào một trang ghi chú: tên, đường dẫn, tài khoản nào sở hữu. Trang này dùng lại lúc dọn dẹp.
Mất chừng một buổi, nhưng bạn có thể dùng lại môi trường này cho mọi lần thử công cụ hoặc thử luồng mới sau này.
Soạn bộ dữ liệu giả để bắt được lỗi thật
Dữ liệu giả không phải là mười dòng "Nguyễn Văn A, 100.000 đồng". Bộ dữ liệu tốt là bộ được soạn để làm lộ ra những chỗ luồng dễ sai. Hai mươi dòng gồm các loại dưới đây thường đủ:
- Tên có đủ dấu tiếng Việt, kể cả chữ hiếm như "Nguyễn Thị Ngọc Diệp", "Đặng Quỳnh Hương", để kiểm lỗi hiển thị.
- Tên rất dài và tên chỉ một chữ, để kiểm ô có bị cắt hay báo lỗi thiếu họ.
- Ô để trống ở trường không bắt buộc, như ghi chú hay địa chỉ phụ.
- Số tiền rất lớn, số có phần lẻ, số viết kiểu có dấu chấm ngăn nghìn, để kiểm định dạng số.
- Ngày cuối tháng, ngày 29 tháng 2, giờ gần nửa đêm, để kiểm lệch múi giờ và lệch ngày.
- Ký tự đặc biệt như dấu ngoặc kép, dấu phẩy, xuống dòng trong ô ghi chú.
- Hai dòng trùng nhau hoàn toàn, để xem luồng có tạo bản ghi trùng không.
- Địa chỉ email sai định dạng, để xem bước gửi thư báo lỗi ra sao.
Mọi thông tin trong bộ dữ liệu giả phải là bịa hoàn toàn. Không lấy dữ liệu khách thật rồi đổi vài chữ, vì vẫn có thể nhận ra người thật. Địa chỉ email trong dữ liệu giả nên trỏ về hộp thư thử của bạn, để mọi thư gửi đi đều quay về chỗ bạn kiểm được.
Đọc màn hình cấp quyền trước khi bấm đồng ý
Đọc từng dòng quyền. Màn hình cấp quyền liệt kê công cụ được làm gì: xem email, gửi email thay bạn, xem và sửa mọi tệp, xem danh bạ. Người dùng quen bấm đồng ý ngay, nhưng đây là chỗ duy nhất bạn biết mình đang trao những gì.
Chọn phạm vi hẹp khi có lựa chọn. Một số ứng dụng cho chọn chỉ cấp quyền với một tệp, một thư mục, một kênh thay vì toàn bộ tài khoản. Trong lúc thử, luôn chọn phạm vi hẹp nhất đủ cho luồng chạy.
Kết nối bằng tài khoản thử, không bằng tài khoản quản trị. Tài khoản quản trị cấp quyền xuống công cụ ngoài nghĩa là công cụ có quyền của người quản trị. Khi thử, dùng tài khoản thường, tốt nhất là tài khoản thử đã tạo ở bước trên.
Ghi lại mỗi lần cấp quyền. Ghi vào trang ghi chú: ngày, công cụ, tài khoản nào, quyền gì. Danh sách này giúp bạn thu hồi đủ lúc kết thúc, và trả lời được câu hỏi "công cụ nào đang có quyền vào hộp thư công ty" khi có người hỏi.
Không kết nối hộp thư chính trong tuần đầu. Hộp thư chính chứa thư khách, thư ngân hàng, thư nội bộ. Chỉ kết nối khi bạn đã chọn xong công cụ, hiểu rõ luồng, và đã chọn đúng phạm vi quyền. Danh mục an toàn quyền truy cập có bài chi tiết hơn.
Cảnh giác với quyền gửi thay bạn. Quyền gửi thư hoặc gửi tin nhắn thay bạn nguy hiểm hơn quyền đọc, vì một luồng sai có thể thay mặt bạn nhắn cho khách và đối tác. Trong lúc thử, nếu luồng chỉ cần đọc thì đừng cấp quyền gửi, và nếu cần gửi thì gửi từ tài khoản thử.
Kế hoạch hai tuần dùng thử
Phần lớn thời gian dùng thử miễn phí kéo dài khoảng hai tuần tới một tháng. Kế hoạch dưới đây giúp bạn có đủ thông tin để quyết trước khi hết hạn.
| Thời điểm | Việc làm | Ghi lại |
|---|---|---|
| Ngày 1–2 | Dựng môi trường thử, soạn dữ liệu giả, đăng ký công cụ bằng email thử | Danh sách những gì đã tạo |
| Ngày 3–4 | Dựng luồng đơn giản nhất bạn cần, chạy với hai mươi dòng giả | Thời gian dựng, chỗ vướng, lỗi định dạng |
| Ngày 5–7 | Thêm lọc, rẽ nhánh; cố tình làm hỏng vài lần | Công cụ báo lỗi thế nào, sửa mất bao lâu |
| Ngày 8–10 | Cho đồng nghiệp đọc và sửa luồng không cần bạn giải thích | Họ hiểu được bao nhiêu |
| Ngày 11–12 | Nếu đã yên tâm, cho một luồng ít rủi ro chạy dữ liệu thật, phạm vi quyền hẹp | Số lượt dùng thật, độ trễ |
| Ngày 13–14 | Quyết giữ hay bỏ; dọn dẹp theo danh sách | Lý do quyết định |
Đặt nhắc lịch ngay từ ngày đầu cho ngày hết hạn dùng thử, nhất là khi đã nhập thông tin thẻ thanh toán, để không bị tự gia hạn sang gói trả phí khi chưa quyết.
Dấu hiệu nên dừng thử sớm
Không phải lần dùng thử nào cũng cần đi hết hai tuần. Gặp một trong các dấu hiệu dưới đây, bạn có đủ lý do để dừng, dọn dẹp và chuyển sang lựa chọn khác:
- Ứng dụng quan trọng nhất của bạn không có trong thư viện kết nối, hoặc có nhưng thiếu đúng thao tác bạn cần, và không có cách thay thế hợp lý.
- Tiếng Việt có dấu bị lỗi khi đi qua luồng, và trang trợ giúp không có hướng xử lý.
- Màn hình cấp quyền chỉ cho chọn quyền toàn bộ tài khoản, không có lựa chọn hẹp hơn, trong khi luồng chỉ cần một thư mục hay một bảng.
- Lịch sử chạy khó đọc tới mức bạn không biết lần chạy vừa rồi đã đưa dữ liệu gì đi đâu.
- Chính sách lưu trữ và xử lý dữ liệu không rõ ràng, hoặc bộ phận hỗ trợ không trả lời được câu hỏi cơ bản về nơi lưu dữ liệu.
- Sau một tuần, bạn vẫn chưa dựng xong luồng đơn giản nhất mà mình cần.
Dừng sớm không phải thất bại. Thời gian tiết kiệm được dùng để thử lựa chọn tiếp theo, và những gì bạn ghi lại về lý do dừng là đầu vào tốt cho lần chọn sau.
Kết thúc dùng thử: giữ hay bỏ đều phải dọn
Dù chọn giữ công cụ hay không, làm hết các bước dưới đây trong tuần kết thúc thử.
- Mở danh sách quyền đã cấp, vào trang quản lý ứng dụng được kết nối của từng tài khoản (email, bảng tính, nhóm chat) và thu hồi quyền của công cụ không giữ.
- Với công cụ giữ lại, rà quyền một lần nữa, thu hồi những quyền chỉ dùng lúc thử.
- Xoá luồng thử khỏi công cụ không giữ, rồi xoá hoặc đóng tài khoản theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
- Huỷ gia hạn hoặc gỡ thẻ thanh toán trước ngày hết hạn.
- Xoá hoặc lưu trữ các bảng tính, nhóm chat, biểu mẫu thử không cần nữa.
- Ghi một đoạn ngắn về lý do chọn hoặc bỏ, để lần sau không phải thử lại từ đầu.
Bước đầu tiên là bước hay bị bỏ qua nhất, và cũng là bước quan trọng nhất: quyền còn treo ở công cụ bạn đã quên là một cửa mở mà bạn không còn canh.
Câu hỏi thường gặp
Có cần dùng thẻ thanh toán để dùng thử không?
Tuỳ nhà cung cấp, có nơi cho dùng thử không cần thẻ, có nơi bắt buộc. Nếu phải nhập thẻ, đặt nhắc lịch trước ngày hết hạn và đọc điều khoản tự gia hạn để không bị trừ tiền khi chưa quyết định.
Dùng dữ liệu thật đã che tên khách để thử có được không?
Nên tránh trong giai đoạn đầu. Dữ liệu đã che vẫn có thể nhận ra người thật qua địa chỉ, số tiền, thời gian. Dữ liệu bịa hoàn toàn an toàn hơn và còn được thiết kế để bắt lỗi tốt hơn.
Làm sao biết công cụ đã bị thu hồi quyền chưa?
Vào trang quản lý ứng dụng được kết nối hoặc trang bảo mật của từng tài khoản, xem công cụ còn trong danh sách không. Sau khi thu hồi, luồng của công cụ đó sẽ báo lỗi kết nối nếu chạy lại, đó cũng là một dấu hiệu.
Có nên thử nhiều công cụ cùng lúc không?
Thử song song hai công cụ với cùng một luồng giúp so sánh công bằng, nhưng quá hai thì khó theo dõi quyền và dọn dẹp. Mỗi công cụ cần môi trường thử riêng hoặc ít nhất bảng tính đích riêng để không ghi chồng lên nhau.
Chạy thử trong công cụ có gửi thư thật không?
Thường có. Bước gửi thư khi chạy thử vẫn gửi thật tới địa chỉ trong dữ liệu. Vì vậy địa chỉ trong dữ liệu giả phải trỏ về hộp thư của bạn, và không bao giờ chạy thử với bảng có địa chỉ khách thật.
Hết thời gian thử mà chưa quyết được thì sao?
Thường là dấu hiệu công cụ chưa giải quyết rõ một việc nào. Có thể quay lại bước vẽ luồng trên giấy, hoặc dùng tính năng có sẵn trong ứng dụng thêm một thời gian trước khi thử lại.