Luồng tự động nên chạy bằng một tài khoản được lập riêng cho nó, thuộc về công ty, không gắn với hộp thư hay ổ lưu trữ cá nhân của bất kỳ nhân viên nào. Tài khoản này chỉ chứa đúng dữ liệu luồng cần, được bảo vệ bằng xác thực hai lớp, và có ít nhất hai người biết cách đăng nhập. Ba điều đó giải quyết phần lớn rắc rối hay gặp nhất của tự động hoá trong công ty nhỏ.
Thói quen phổ biến là ai dựng luồng thì kết nối bằng tài khoản của người đó, vì đang đăng nhập sẵn. Bài này giải thích vì sao thói quen đó gây hậu quả, cách lập tài khoản riêng từng bước, cách chia sẻ dữ liệu cho nó mà không lộ phần khác, và những điểm cần cẩn thận để tài khoản riêng không trở thành một tài khoản dùng chung bừa bãi.
Bốn rắc rối khi luồng chạy bằng tài khoản cá nhân
Quyền quá rộng. Tài khoản cá nhân chứa mọi thứ của người đó: thư riêng, tài liệu riêng, bảng lương nếu họ làm kế toán. Kết nối bằng tài khoản này thì luồng, và bất kỳ ai chiếm được nền tảng tự động hoá, nhìn thấy tất cả.
Luồng chết theo người. Nhân viên nghỉ việc, tài khoản bị khoá theo quy trình, mọi luồng gắn với tài khoản đó ngừng chạy cùng lúc. Thường không ai biết cho tới khi khách phàn nàn không nhận được xác nhận đơn.
Thư gửi đi mang tên người, không mang tên công ty. Email xác nhận gửi từ hộp thư của một nhân viên làm khách trả lời vào hộp thư cá nhân, và cuộc trao đổi rời khỏi tầm nhìn của cả nhóm.
Khó phân biệt việc của người với việc của máy. Khi đọc nhật ký hoạt động, bạn không biết thư này do người gửi tay hay do luồng gửi. Lúc có sự cố, đây là câu hỏi đầu tiên và khó trả lời nhất.
Đổi mật khẩu cá nhân làm hỏng luồng. Một số kết nối mất hiệu lực khi chủ tài khoản đổi mật khẩu hoặc đăng xuất mọi thiết bị. Nhân viên làm đúng việc bảo mật cho tài khoản của mình lại vô tình làm luồng của cả công ty ngừng chạy, và chẳng ai liên hệ hai chuyện với nhau.
Lập tài khoản riêng cho luồng từng bước
Các bước dưới đây áp cho bộ công cụ văn phòng có tên miền công ty lẫn tài khoản email miễn phí. Chỗ khác nhau được ghi rõ.
- Chọn tên dễ nhận ra là tài khoản máy, ví dụ tudong hoặc luongdon kèm tên miền công ty. Tránh tên trông giống người thật để không ai nhầm là đồng nghiệp.
- Nếu công ty dùng bộ công cụ văn phòng trả phí theo người dùng, hỏi người quản trị xem có loại tài khoản dành cho dịch vụ hay hộp thư chung không, vì một số hãng có lựa chọn rẻ hơn hoặc phù hợp hơn tài khoản người dùng đầy đủ. Tính năng này thay đổi theo hãng và phiên bản, nên kiểm hướng dẫn hiện hành.
- Đặt mật khẩu dài, lưu trong trình quản lý mật khẩu của công ty, không lưu trong ghi chú điện thoại của người dựng luồng.
- Bật xác thực hai lớp ngay từ đầu. Chọn phương thức mà ít nhất hai người phụ trách đều dùng được, ví dụ khoá bảo mật cất ở văn phòng hoặc ứng dụng xác thực trên điện thoại công ty.
- Ghi tài khoản vào sổ kết nối: tên, mục đích, người chịu trách nhiệm chính, người dự phòng, ngày lập.
- Chỉ sau đó mới chia sẻ dữ liệu cho tài khoản này và dùng nó để kết nối trong nền tảng tự động hoá.
Bước bốn hay bị làm qua loa. Nếu mã xác thực chỉ về điện thoại cá nhân của một người, bạn vừa tạo lại đúng rắc rối luồng chết theo người, chỉ ở một tầng khác.
Chia sẻ dữ liệu cho tài khoản riêng: chia hẹp, không chia hết
Sức mạnh của tài khoản riêng nằm ở chỗ nó bắt đầu trống rỗng. Bạn quyết định từng thứ nó được thấy. Với ổ lưu trữ, chia sẻ cho nó đúng thư mục luồng làm việc; với bảng tính, chia sẻ đúng bảng; với lịch, chỉ chia sẻ lịch hẹn của bộ phận cần, không chia sẻ lịch cá nhân của giám đốc.
Chọn mức chia sẻ theo việc. Luồng chỉ đọc bảng giá để trả lời thì quyền xem là đủ. Luồng ghi đơn mới thì cần quyền sửa trên bảng đơn, nhưng không cần quyền trên bảng công nợ. Đừng tiện tay chia sẻ cả thư mục gốc của công ty chỉ vì luồng cần hai bảng nằm ở hai nơi; hãy chuyển hai bảng về một thư mục riêng.
Với email, tài khoản riêng chính là hộp thư tiếp nhận. Bạn đặt quy tắc chuyển tiếp từ hộp thư chung sang nó những thư có điều kiện rõ, ví dụ thư từ biểu mẫu đặt hàng. Luồng đọc hộp thư này và không bao giờ đụng hộp thư cá nhân của ai.
Một mẹo đơn giản: đổi tên thư mục và bảng chia sẻ cho tài khoản máy bằng một tiền tố chung, ví dụ thêm chữ tự động ở đầu tên. Ai nhìn vào ổ lưu trữ cũng biết thứ này đang được luồng đọc hay ghi, nên không ai lỡ tay đổi cột hay xoá bảng.
Tài khoản riêng khác tài khoản dùng chung bừa bãi ở đâu
Nhiều cửa hàng đã có sẵn một tài khoản cả nhóm cùng đăng nhập. Nghe có vẻ giống, nhưng hai thứ khác nhau ở những điểm quyết định.
| Tiêu chí | Tài khoản riêng cho luồng | Tài khoản dùng chung bừa bãi |
|---|---|---|
| Người đăng nhập | Hai người phụ trách, ghi tên rõ | Cả nhóm, không ai nhớ đã đưa cho ai |
| Mục đích | Một nhóm luồng cụ thể | Mọi việc, từ đăng bài đến nhắn khách |
| Dữ liệu chứa | Chỉ phần luồng cần | Tích tụ dần đủ thứ |
| Mật khẩu | Trong trình quản lý mật khẩu, đổi khi người phụ trách đổi | Dán trong nhóm nhắn tin, ít khi đổi |
| Xác thực hai lớp | Bật, phương thức có người dự phòng | Thường tắt vì phiền |
| Truy vết | Hoạt động gần như chắc chắn do luồng làm | Không phân biệt được ai làm gì |
Nếu cửa hàng đang có một tài khoản dùng chung bừa bãi, đừng biến nó thành tài khoản chạy luồng. Lập tài khoản mới, sạch, rồi chuyển luồng sang. Tài khoản cũ xử lý riêng theo hướng phân quyền cho từng người.
Ai giữ chìa khoá: hai người, không phải một, không phải cả nhóm
Câu hỏi khó nhất của tài khoản riêng là ai được đăng nhập. Một số nguyên tắc giúp cân bằng giữa an toàn và không bị kẹt.
- Người chịu trách nhiệm chính thường là người dựng và sửa luồng. Họ đăng nhập khi cần đổi cấu hình.
- Người dự phòng là chủ doanh nghiệp hoặc quản lý. Họ ít khi đăng nhập, nhưng biết mật khẩu nằm ở đâu và có phương thức xác thực hai lớp riêng.
- Những người khác trong nhóm không cần đăng nhập. Nếu họ cần xem kết quả luồng, chia sẻ bảng kết quả cho tài khoản của họ với quyền xem.
- Khi người chịu trách nhiệm chính nghỉ hoặc đổi vị trí, đổi mật khẩu và thay phương thức xác thực trong cùng ngày, rồi cập nhật sổ kết nối.
- Không đăng nhập tài khoản máy trên điện thoại cá nhân. Nếu phải dùng điện thoại, dùng thiết bị của công ty.
Hai người là con số vừa phải cho văn phòng nhỏ. Một người thì rủi ro kẹt khi người đó ốm hay nghỉ; cả nhóm thì không còn kiểm soát được gì.
Một hay nhiều tài khoản riêng
Câu hỏi tiếp theo thường là có cần mỗi luồng một tài khoản không. Với văn phòng nhỏ, câu trả lời thực tế là chia theo nhóm dữ liệu chứ không theo từng luồng. Một tài khoản cho các luồng bán hàng và đơn hàng, một tài khoản cho các luồng nhân sự và hành chính nếu có. Lý do là hai nhóm dữ liệu này có mức nhạy cảm khác nhau và người phụ trách khác nhau.
Ví dụ giả định: một trung tâm tiếng Anh nhỏ ở Huế có ba luồng ghi đăng ký học thử, nhắc lịch học và gửi báo cáo cuối tuần cho chủ. Cả ba dùng chung dữ liệu học viên nên dùng chung một tài khoản máy. Riêng luồng nhận đơn xin việc của giáo viên chứa hồ sơ cá nhân ứng viên, nên được tách sang tài khoản khác, chỉ người quản lý nhân sự giữ.
Số tài khoản càng nhiều thì việc quản lý càng nặng, nên đừng chia vụn. Mỗi lần định lập thêm, hãy tự hỏi: nếu tài khoản này bị lộ, dữ liệu của nhóm nào bị ảnh hưởng. Nếu câu trả lời là hai nhóm không liên quan đến nhau, đó là lúc nên tách.
Bước AI trong luồng cũng cần tài khoản của công ty
Nhiều luồng ngày nay có một bước gọi dịch vụ AI để phân loại thư, tóm tắt biểu mẫu hay soạn nháp trả lời. Bước này cũng là một kết nối, thường bằng khoá API hoặc bằng tài khoản dịch vụ AI. Nếu người dựng luồng dán khoá API của tài khoản AI cá nhân vào, mọi nội dung khách hàng đi qua bước đó sẽ nằm trong lịch sử của tài khoản cá nhân, theo điều khoản của gói cá nhân, và hoá đơn sử dụng cũng về người đó.
Cách làm đúng là tạo khoá trên tài khoản AI đứng tên công ty, đặt tên khoá theo luồng để biết khoá nào dùng ở đâu, và đặt hạn mức chi tiêu nếu dịch vụ cho phép. Khi một luồng chạy vòng lặp hay bị lạm dụng, hạn mức là thứ chặn hoá đơn tăng vọt. Kiểm thêm phần cài đặt dữ liệu của tài khoản AI: nội dung gửi qua có được lưu, lưu bao lâu, có dùng để huấn luyện không. Các điều khoản này khác nhau giữa gói cá nhân và gói doanh nghiệp, và thay đổi theo thời gian, nên đọc bản hiện hành.
Khoá API là bí mật như mật khẩu. Lưu nó trong phần quản lý kết nối của nền tảng tự động hoá, không dán vào ô ghi chú của luồng, không gửi qua nhóm nhắn tin. Khi người phụ trách đổi, tạo khoá mới và vô hiệu khoá cũ, giống như đổi mật khẩu tài khoản máy.
Câu hỏi thường gặp
Tài khoản riêng cho luồng có vi phạm điều khoản của các hãng không?
Phần lớn hãng cho phép tài khoản dùng cho mục đích tự động hoá của doanh nghiệp, nhưng một số dịch vụ tính phí theo người dùng có điều khoản riêng về chia sẻ tài khoản. Hãy đọc điều khoản hiện hành của dịch vụ bạn dùng, và nếu có loại tài khoản dành cho dịch vụ thì ưu tiên loại đó.
Có cần tài khoản riêng nếu chỉ có một mình làm chủ cửa hàng?
Vẫn nên có. Một mình thì không lo nhân viên nghỉ, nhưng vẫn còn rủi ro quyền quá rộng khi nối tài khoản cá nhân chứa thư riêng và giấy tờ riêng. Tài khoản riêng cũng giúp sau này có người phụ giúp thì bàn giao dễ hơn.
Tài khoản riêng có cần bật xác thực hai lớp không khi chỉ máy dùng?
Cần. Luồng tự động dùng mã truy cập do nền tảng giữ, không đăng nhập lại mỗi lần chạy, nên xác thực hai lớp không cản trở luồng. Nó chỉ chặn người lạ đăng nhập trực tiếp vào tài khoản bằng mật khẩu bị lộ.
Luồng đang chạy bằng tài khoản cá nhân thì chuyển sang tài khoản riêng thế nào?
Lập tài khoản riêng, chia sẻ dữ liệu cần thiết, tạo kết nối mới trong nền tảng, sửa từng bước của luồng sang kết nối mới trên một bản sao, chạy thử bằng dữ liệu giả, rồi thay bản cũ. Cuối cùng thu hồi kết nối của tài khoản cá nhân.
Thư khách trả lời vào hộp thư của tài khoản máy thì ai đọc?
Nên đặt quy tắc chuyển tiếp thư trả lời về hộp thư hỗ trợ chung mà nhân viên trực đọc, hoặc đặt địa chỉ trả lời của thư gửi đi là hộp thư hỗ trợ. Không nên để nhân viên phải đăng nhập tài khoản máy chỉ để đọc thư khách.