RPA, viết tắt của robotic process automation, là phần mềm bắt chước cách người dùng thao tác trên màn hình: nhấp chuột vào nút, gõ chữ vào ô, sao chép giá trị từ cửa sổ này dán sang cửa sổ khác. Chữ "robot" ở đây không có hình hài gì, chỉ là một chương trình chạy trên máy tính hoặc máy chủ, làm lại đúng các thao tác đã được ghi hoặc mô tả.
Khác với kết nối ứng dụng qua API hay qua nền tảng kéo thả, nơi các ứng dụng trao đổi dữ liệu trực tiếp với nhau, RPA đi qua giao diện như một người dùng. Đó vừa là điểm mạnh, vì nó dùng được với phần mềm không có cách kết nối nào khác, vừa là điểm yếu, vì giao diện đổi một chút là nó vấp. Bài này giải thích RPA bằng ví dụ văn phòng, so với các kiểu tự động hoá khác và chỉ ra khi nào nên và không nên dùng.
RPA làm việc như thế nào
Hãy hình dung một nhân viên văn phòng vận chuyển mỗi sáng phải mở bảng tính danh sách đơn, rồi lần lượt gõ từng đơn vào phần mềm quản lý kho cài trên máy từ nhiều năm trước. Phần mềm đó không có cách nào nhận dữ liệu từ bảng tính, chỉ có các ô để gõ. Mỗi đơn mất vài phút, toàn là sao chép và gõ lại.
Một bot RPA làm việc này bằng cách ghi lại hoặc được mô tả các thao tác: mở bảng tính, đọc dòng thứ nhất, chuyển sang cửa sổ phần mềm kho, nhấp vào ô mã đơn, gõ giá trị, nhấn phím chuyển ô, gõ tiếp, bấm nút lưu, quay lại bảng tính đọc dòng tiếp theo. Bot tìm các nút và ô bằng vị trí, bằng tên mà hệ điều hành gán cho thành phần giao diện, hoặc bằng cách nhận dạng hình ảnh trên màn hình.
Công cụ RPA thường có trình ghi thao tác để người không biết lập trình có thể bắt đầu, cộng với các khối kéo thả để thêm vòng lặp, điều kiện và xử lý lỗi. Có loại chạy trên máy tính để bàn của nhân viên, cần máy bật và đôi khi cần không ai dùng chuột trong lúc bot chạy; có loại chạy trên máy chủ riêng theo lịch. Một số hệ điều hành và bộ ứng dụng văn phòng có sẵn công cụ loại này; tính năng và điều kiện sử dụng đổi theo phiên bản nên hãy kiểm bản hiện hành.
RPA khác kết nối qua API thế nào
Kết nối qua API là cách hai ứng dụng nói chuyện trực tiếp bằng một "cửa" được thiết kế riêng cho máy. Nền tảng kéo thả phần lớn dùng cách này. RPA thì đi qua cửa dành cho người. Bảng so sánh:
| Tiêu chí | Kết nối qua API hoặc nền tảng kéo thả | RPA |
|---|---|---|
| Đi qua đâu | Cửa dữ liệu dành riêng cho máy | Giao diện dành cho người |
| Điều kiện | Ứng dụng phải có API hoặc kết nối sẵn | Chỉ cần thao tác được trên màn hình |
| Độ bền | Ổn định; API thường được báo trước khi đổi | Dễ gãy khi giao diện đổi vị trí nút, tên ô, kích thước cửa sổ |
| Tốc độ | Nhanh, xử lý nhiều bản ghi cùng lúc | Chậm như người thao tác nhanh, từng bản ghi một |
| Nơi chạy | Thường trên máy chủ của nền tảng | Thường cần một máy tính có giao diện đang chạy |
| Quyền truy cập | Cấp quyền theo phạm vi, thu hồi được | Thường dùng tài khoản đăng nhập như người, quyền rộng như người đó |
Quy tắc chọn rút ra từ bảng: nếu ứng dụng có API hoặc có kết nối sẵn trên nền tảng kéo thả, hãy dùng cách đó. RPA là phương án khi không còn cách nào khác, không phải lựa chọn đầu tiên. Khái niệm API được giải thích kỹ hơn trong danh mục API và webhook của trang.
Khi nào RPA là lựa chọn hợp lý
RPA có chỗ đứng riêng, nhất là ở những nơi đang dùng phần mềm cũ. Các tình huống phù hợp:
- Phần mềm cài trên máy, không có API, không có tính năng nhập tệp. Phần mềm kế toán, quản lý kho hay bán hàng đời cũ mà doanh nghiệp chưa muốn hoặc chưa thể thay.
- Nhập liệu hàng loạt giữa hai hệ thống nội bộ mà nhà cung cấp phần mềm không hỗ trợ trao đổi dữ liệu, trong khi khối lượng đủ lớn để đáng tự động.
- Giai đoạn chuyển tiếp trước khi thay phần mềm mới: dùng RPA vài tháng thay vì dựng một kết nối chính thức tốn kém cho hệ thống sắp bỏ.
- Thao tác lặp lại trên nhiều cửa sổ như xuất báo cáo từ một phần mềm, đổi tên tệp, lưu vào thư mục, mà mỗi bước riêng lẻ không có cách tự động nào.
- Trang quản trị nội bộ của chính doanh nghiệp chưa có API, khi bạn có quyền và có người hiểu trang đó để sửa bot khi giao diện đổi.
Điểm chung là bạn kiểm soát được hoặc ít nhất được phép tự động hệ thống đó. RPA trên trang web hay ứng dụng của bên khác là chuyện khác, được bàn ở mục ranh giới bên dưới.
Những điểm yếu cần biết trước
Gãy khi giao diện đổi. Một bản cập nhật dời nút Lưu sang chỗ khác, đổi tên một ô, hay hiện thêm một hộp thoại thông báo là bot có thể nhấp sai hoặc dừng. Ai đó phải theo dõi và sửa bot sau mỗi lần phần mềm cập nhật.
Lỗi khó nhìn thấy. Bot gõ nhầm vào ô bên cạnh vẫn có thể bấm Lưu thành công. Cần bước kiểm lại kết quả, ví dụ đối chiếu số dòng đã nhập với số dòng nguồn.
Quyền rộng như một người dùng. Bot thường đăng nhập bằng tài khoản của người, nên làm được mọi thứ tài khoản đó làm được. Nên tạo tài khoản riêng cho bot với quyền vừa đủ, và không lưu mật khẩu ở chỗ ai cũng mở được.
Chiếm máy. Loại chạy trên giao diện máy tính cần máy bật, đăng nhập, và nhiều khi không được dùng chuột cùng lúc. Một máy riêng cho bot là chi phí phải tính.
Che giấu vấn đề gốc. RPA giúp sống chung với phần mềm cũ, nhưng cũng làm việc thay phần mềm dễ bị hoãn mãi. Hãy coi nó là giải pháp có thời hạn và xem lại mỗi năm.
RPA gặp AI: từ ghi thao tác đến tác tử dùng máy tính
RPA truyền thống làm đúng các bước được ghi và vấp khi màn hình khác đi. AI đang làm ranh giới này mờ dần theo hai hướng. Hướng thứ nhất là thêm khả năng đọc hiểu vào bot: nhận dạng chữ trên ảnh hoá đơn, đọc email tự do để lấy ra số đơn, nhận ra nút Lưu dù nó đã đổi chỗ. Bot vẫn đi theo kịch bản, chỉ bớt mong manh hơn.
Hướng thứ hai là tác tử AI có khả năng dùng máy tính hoặc trình duyệt: nó nhìn màn hình, tự quyết bấm vào đâu, gõ gì, để đạt mục tiêu được giao. Đây gần với một nhân viên ảo hơn là một bot ghi sẵn. Đổi lại, nó chậm hơn, khó đoán hơn, có thể bị đánh lừa bởi nội dung trên trang nó đọc, và cần giới hạn quyền rất chặt.
Với văn phòng nhỏ, thứ tự hợp lý vẫn là: tìm kết nối chính thức trước, RPA kịch bản khi không có, và chỉ cân nhắc tác tử dùng máy tính cho việc mỗi lần một khác, có người theo dõi. Danh mục tác tử AI của trang bàn kỹ cách giao việc và giới hạn quyền cho loại này.
Thử RPA ở quy mô nhỏ trước khi dựa vào nó
Nếu đã xác định RPA là cách duy nhất cho một việc, hãy thử theo trình tự sau để biết bot có đứng vững không trước khi giao việc thật:
- Chọn một thao tác ngắn, ít bước, chạy trên phần mềm bạn được phép tự động, ví dụ nhập mười đơn mẫu vào phần mềm kho.
- Làm thử trên bản sao hoặc dữ liệu giả nếu phần mềm cho phép, để lỡ bot gõ sai cũng không ảnh hưởng sổ sách thật.
- Tạo tài khoản riêng cho bot với quyền vừa đủ cho thao tác đó, không dùng tài khoản của chủ hay kế toán trưởng.
- Thêm bước đối chiếu cuối: bot đếm số dòng đã nhập, so với số dòng nguồn, lệch thì dừng và báo người phụ trách.
- Chạy song song với cách làm tay một đến hai tuần, ghi lại mỗi lần bot vấp và nguyên nhân: hộp thoại lạ, cửa sổ mở chậm, dữ liệu có ký tự đặc biệt.
- Ghi lại kịch bản bot làm gì và ai sửa khi phần mềm cập nhật, trước khi tắt cách làm tay.
Nếu sau hai tuần bot vẫn vấp nhiều lần mỗi ngày, đó là dấu hiệu giao diện quá thất thường cho RPA. Lúc đó nên quay lại hỏi nhà cung cấp phần mềm về cách xuất nhập tệp, hoặc chấp nhận làm tay đến khi thay phần mềm.
Ranh giới: những việc không dùng RPA để làm
Vì RPA thao tác như người, nó có thể bị dùng cho những việc mà nền tảng cố tình không cho tự động. Dùng bot để vượt qua mã xác thực, để lấy dữ liệu hàng loạt từ trang web của người khác khi điều khoản không cho phép, để tự động đăng bài, bình luận, nhắn tin trên mạng xã hội hay sàn thương mại điện tử là vi phạm điều khoản, có thể vi phạm pháp luật, và thường dẫn đến khoá tài khoản.
Cổng dịch vụ của cơ quan nhà nước, ngân hàng hay đối tác thường có điều khoản sử dụng riêng và cơ chế chống truy cập tự động. Trước khi nghĩ đến bot cho các trang này, hãy tìm xem bên đó có kênh chính thức cho doanh nghiệp như tải tệp hàng loạt hay kết nối dành cho đối tác không. Nếu không có, tự động bằng bot là rủi ro bạn tự gánh.
Cuối cùng, bot đọc và ghi dữ liệu khách hàng thì phải tuân thủ cùng các yêu cầu về dữ liệu cá nhân như khi người làm: chỉ truy cập dữ liệu cần thiết, lưu nhật ký, không sao chép dữ liệu ra nơi không được phép. Nếu bot có bước AI đọc nội dung, che thông tin cá nhân trước khi gửi qua dịch vụ AI bên ngoài.
Câu hỏi thường gặp
RPA có phải là trí tuệ nhân tạo không?
RPA truyền thống không phải AI, nó chỉ làm lại các thao tác theo kịch bản. Một số công cụ RPA hiện nay có thêm thành phần AI như đọc chữ trong ảnh hay hiểu email, nhưng phần lõi vẫn là kịch bản thao tác do người thiết kế.
Doanh nghiệp nhỏ có cần RPA không?
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ dùng ứng dụng trên nền web có kết nối sẵn, nên nền tảng kéo thả là đủ. RPA đáng cân nhắc khi bạn có một phần mềm cũ cài trên máy, không có cách kết nối nào khác, và khối lượng nhập liệu đủ lớn để bỏ công dựng và theo dõi bot.
Bot RPA có làm việc khi tắt máy không?
Loại chạy trên máy tính để bàn cần máy bật và thường cần một phiên đăng nhập đang mở. Loại chạy trên máy chủ thì không phụ thuộc máy của nhân viên. Hãy kiểm cách chạy của công cụ trước khi dựng luồng cần chạy ban đêm.
Làm sao biết phần mềm có API để khỏi dùng RPA?
Xem phần tài liệu, phần tích hợp hoặc phần dành cho nhà phát triển của phần mềm, hoặc hỏi thẳng nhà cung cấp. Ngoài API, nhiều phần mềm có tính năng nhập và xuất tệp bảng tính, cũng là cách trao đổi dữ liệu ổn định hơn RPA.
Bot gõ sai dữ liệu thì ai chịu trách nhiệm?
Doanh nghiệp dựng và vận hành bot chịu trách nhiệm như với dữ liệu nhân viên nhập. Vì vậy cần bước đối chiếu kết quả, nhật ký những gì bot đã làm, và một người được giao theo dõi bot cùng quyền tạm dừng khi thấy bất thường.
Tác tử AI dùng máy tính có thay được RPA không?
Ở việc mỗi lần một khác thì linh hoạt hơn RPA. Ở việc lặp lại y hệt, RPA kịch bản thường nhanh hơn, rẻ hơn và dễ đoán hơn. Hai loại có thể kết hợp: bot làm phần đều, tác tử xử lý trường hợp lạ dưới sự theo dõi của người.