Phân nhánh là cho luồng tự động đi theo những đường khác nhau tuỳ câu trả lời trên biểu mẫu: người chọn "học thử buổi tối" nhận thư hướng dẫn buổi tối, người chọn "học thử cuối tuần" nhận thư khác, phụ huynh đăng ký cho con nhận thư có thêm phần dành cho phụ huynh. Mỗi nhánh có thể gửi thư khác, báo cho người phụ trách khác, ghi vào trang tính khác.
Khi đã có luồng biểu mẫu gửi thư xác nhận chạy ổn, phân nhánh là bước nâng cấp tự nhiên nhất. Bài này chỉ cách chọn câu hỏi làm điểm rẽ, vẽ cây nhánh trước khi dựng, dựng nhánh trên nền tảng kéo thả, phân biệt nhánh trong biểu mẫu với nhánh trong luồng, và tránh những lỗi khiến người đăng ký nhận nhầm thư hoặc không nhận thư nào.
Vì sao một thư xác nhận chung thường không đủ
Thư chung buộc phải viết cho mọi trường hợp. Kết quả là thư dài, có những đoạn "nếu bạn đăng ký lớp tối thì…, nếu bạn đăng ký lớp cuối tuần thì…", và người nhận phải tự tìm phần của mình. Nhiều người đọc lướt, lấy nhầm giờ, đến sai buổi. Người phụ trách cũng không vui: mọi thông báo đổ về một hộp thư, rồi phải chuyển tay cho đồng nghiệp đúng bộ phận.
Phân nhánh sửa cả hai phía. Người đăng ký nhận thư ngắn, chỉ chứa thông tin của đúng lựa chọn họ đã chọn. Bên trong, thông báo đi thẳng tới người phụ trách lựa chọn đó, dữ liệu vào đúng trang tính của nhóm đó. Một biểu mẫu chung mà xử lý như năm biểu mẫu riêng.
Một ví dụ giả định: một trung tâm ngoại ngữ ở Khánh Hoà nhận đăng ký học thử cho ba nhóm, trẻ em, học sinh ôn thi và người đi làm. Trẻ em cần phụ huynh đi cùng và cần biết lớp có giáo viên trợ giảng, học sinh ôn thi cần mang bài làm gần nhất, người đi làm cần biết lớp có học trực tuyến được không. Ba thư khác nhau rõ rệt, gửi chung một thư là bắt mọi người đọc thông tin không dành cho mình.
Chọn câu hỏi làm điểm rẽ
Câu hỏi chọn một đáp án. Điểm rẽ tốt nhất là câu hỏi trắc nghiệm chỉ cho chọn một: nhóm học, chi nhánh, loại yêu cầu. Giá trị cố định, luồng so được chính xác. Tránh dùng ô gõ tự do làm điểm rẽ, vì người ta sẽ gõ "Q.1", "quận 1", "Q1 HCM" cho cùng một ý.
Cẩn thận với câu cho chọn nhiều đáp án. Nếu người điền chọn cả "buổi tối" lẫn "cuối tuần", câu trả lời thường đến dưới dạng một chuỗi gộp. Luồng so "bằng buổi tối" sẽ không khớp. Hoặc đổi thành câu chọn một, hoặc dùng điều kiện "chứa" thay cho "bằng" và chấp nhận một người có thể đi vào hai nhánh.
Ít nhánh thôi. Hai đến bốn nhánh là vừa sức quản lý. Bảy nhánh nghĩa là bảy mẫu thư phải giữ cập nhật, bảy chỗ có thể hỏng. Nếu lựa chọn nhiều, gom thành nhóm lớn trước, ví dụ mười chi nhánh gom theo ba khu vực.
Đặt điểm rẽ ở câu bắt buộc. Câu không bắt buộc có thể bị bỏ trống, và câu trả lời trống không khớp nhánh nào. Nếu buộc phải để không bắt buộc, cần có nhánh mặc định xử lý trường hợp trống.
Không đổi chữ đáp án sau khi luồng chạy. Sửa "Lớp tối" thành "Lớp buổi tối" trên biểu mẫu là nhánh tương ứng ngừng khớp. Muốn đổi, sửa đồng thời điều kiện trong luồng, rồi điền thử ngay.
Vẽ cây nhánh trên giấy trước khi dựng
Một bảng như dưới đây là bản thiết kế cho luồng phân nhánh. Viết xong bảng, việc dựng chỉ còn là chép từng dòng vào công cụ. Ví dụ cho trung tâm ngoại ngữ ở trên:
| Câu trả lời | Thư gửi người đăng ký | Báo cho ai | Ghi vào đâu |
|---|---|---|---|
| Trẻ em (phụ huynh đăng ký) | Giờ học thử, phụ huynh đi cùng, mang gì cho bé | Giáo viên phụ trách lớp trẻ em | Trang tính "Trẻ em" |
| Học sinh ôn thi | Giờ kiểm tra đầu vào, mang bài làm gần nhất | Giáo viên luyện thi | Trang tính "Ôn thi" |
| Người đi làm | Lựa chọn học tại lớp hoặc trực tuyến, cách chọn | Tư vấn viên lớp người lớn | Trang tính "Người đi làm" |
| Không khớp nhánh nào | Thư chung: đã nhận đăng ký, sẽ liên hệ trong ngày làm việc | Trưởng nhóm tư vấn | Trang tính "Cần xem" |
Dòng cuối cùng là dòng hay bị quên nhất. Biểu mẫu thay đổi, có người điền lạ, có lỗi dữ liệu, và luôn có câu trả lời không vào nhánh nào. Không có nhánh mặc định, những người đó không nhận được thư nào và không ai biết họ đã đăng ký.
Với nhóm trẻ em, thư và dữ liệu đi qua phụ huynh; chỉ hỏi về bé những gì thật cần cho buổi học thử, và không có nhánh nào chấm điểm hay xếp loại bé.
Dựng nhánh trên nền tảng kéo thả
Tên gọi khác nhau theo công cụ: có nơi gọi là bộ định tuyến, có nơi gọi là đường dẫn hoặc nhánh điều kiện. Nguyên lý chung:
- Sự kiện kích hoạt: có câu trả lời mới trên biểu mẫu. Lấy dữ liệu mẫu bằng cách điền thử một câu trả lời cho mỗi nhánh.
- Các bước dùng chung cho mọi nhánh đặt trước điểm rẽ, ví dụ ghi vào trang tính tổng và tạo mã đăng ký.
- Thêm bước rẽ nhánh. Mỗi nhánh có một điều kiện, ví dụ "Nhóm học bằng Người đi làm".
- Trong mỗi nhánh, thêm bước gửi thư với mẫu riêng và bước báo cho người phụ trách.
- Thêm nhánh mặc định với điều kiện "không khớp các nhánh trên", nếu công cụ hỗ trợ; nếu không, thêm một nhánh với điều kiện ngược lại của tất cả nhánh kia.
- Kiểm tuỳ chọn của bước rẽ: chạy mọi nhánh khớp hay chỉ nhánh khớp đầu tiên. Với thư xác nhận, thường chỉ nên chạy một nhánh.
- Điền thử ít nhất một câu trả lời cho mỗi nhánh, cộng một câu trả lời cố tình không khớp, rồi kiểm từng hộp thư.
Nhánh trong biểu mẫu và nhánh trong luồng: hai thứ khác nhau
Nhiều công cụ biểu mẫu có tính năng chuyển phần theo câu trả lời: chọn "Trẻ em" thì hiện thêm các câu hỏi về độ tuổi và người đưa đón, chọn "Người đi làm" thì hiện câu hỏi về giờ rảnh. Đây là nhánh trong biểu mẫu, giúp người điền chỉ thấy câu hỏi liên quan. Nó không gửi thư nào cả.
Nhánh trong luồng là chuyện xảy ra sau khi bấm gửi: thư nào đi, ai được báo, dữ liệu vào đâu. Hai loại nhánh nên khớp với nhau. Nếu biểu mẫu có ba phần cho ba nhóm, luồng thường cũng có ba nhánh tương ứng, và mẫu thư của mỗi nhánh dùng được các câu trả lời của phần đó.
Một chỗ hay vấp: khi biểu mẫu có nhánh, các câu hỏi của phần người điền không đi qua sẽ để trống. Trong bảng tính, mỗi dòng có nhiều ô trống, và mẫu thư nếu chèn nhầm trường của nhánh khác sẽ ra câu cụt. Vì vậy, mỗi mẫu thư chỉ chèn những trường thuộc phần của chính nhánh đó, và mỗi lần thêm câu hỏi mới vào biểu mẫu, mở lại cây nhánh để xem câu đó thuộc nhánh nào.
Lỗi phân nhánh hay gặp
Phần lớn lỗi phân nhánh không làm luồng báo đỏ; luồng vẫn chạy "thành công", chỉ là gửi sai hoặc không gửi. Vì vậy cần biết trước chúng trông thế nào:
- Người đăng ký nhận hai thư: hai nhánh cùng khớp, ví dụ một nhánh điều kiện "chứa Tối" và một nhánh "chứa Tối cuối tuần".
- Một nhóm không ai nhận được thư: chữ đáp án trên biểu mẫu đã bị sửa, hoặc có dấu cách thừa.
- Câu trả lời trống rơi vào nhánh sai: luồng coi ô trống là không khớp và không có nhánh mặc định.
- Thư nhánh này chèn trường của nhánh khác, ra câu trống giữa thư.
- Người phụ trách nhánh nghỉ việc nhưng địa chỉ báo vẫn trỏ về họ.
- Thêm lựa chọn mới trên biểu mẫu mà quên thêm nhánh, người chọn lựa chọn mới rơi vào nhánh mặc định hàng tuần liền.
Cách bắt lỗi rẻ nhất là nhìn trang tính "Cần xem" của nhánh mặc định mỗi ngày trong tuần đầu. Dòng nào nằm ở đó mà lẽ ra phải vào nhánh khác chính là chỉ dấu điều kiện đang sai.
Song song, mỗi tuần mở lịch sử chạy của luồng, lọc theo từng nhánh và so số lượt chạy với số dòng trong trang tính tương ứng. Hai con số lệch nhau nghĩa là có câu trả lời đã đi qua nhánh nhưng bước ghi dữ liệu hoặc bước gửi thư bị lỗi giữa chừng; sửa sớm thì chỉ phải gửi bù vài thư, để lâu thì phải gọi điện xin lỗi cả chục người.
Giữ cho cây nhánh không nở ra quá mức
Phân nhánh có sức hút riêng: khi đã dựng được ba nhánh, rất dễ muốn thêm nhánh thứ tư cho người đăng ký từ tỉnh khác, nhánh thứ năm cho người giới thiệu bạn bè, nhánh thứ sáu cho khách cũ. Mỗi nhánh nghe đều hợp lý, nhưng cộng lại thành một luồng mà sau ba tháng chỉ người dựng hiểu, và chính người dựng cũng phải mở ra dò mới nhớ.
Một phép thử đơn giản trước khi thêm nhánh: nhánh mới có làm thay đổi hành động không, hay chỉ thay đổi một câu trong thư? Nếu chỉ khác một câu, đừng tạo nhánh; dùng một mẫu thư có đoạn chèn theo trường dữ liệu, hoặc chấp nhận một câu chung cho mọi người. Nhánh chỉ đáng có khi thư gửi đi khác hẳn, người được báo khác, hoặc dữ liệu cần đi vào chỗ khác.
Phép thử thứ hai là đếm. Sau một tháng, xem mỗi nhánh nhận bao nhiêu câu trả lời. Nhánh gần như không có ai đi qua là nhánh nên gộp vào nhánh khác hoặc vào nhánh mặc định. Một cây nhánh gọn, có tài liệu đi kèm như bảng thiết kế ở trên, sẽ sống qua nhiều lần đổi người phụ trách; một cây nhánh rậm rạp thường bị bỏ đi và dựng lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Biểu mẫu miễn phí có tự phân nhánh gửi thư được không?
Tính năng có sẵn của biểu mẫu thường chỉ phân nhánh câu hỏi, không phân nhánh thư. Để gửi thư khác nhau theo câu trả lời, bạn cần tiện ích bổ sung có điều kiện hoặc nền tảng kết nối có bước rẽ nhánh. Một số nền tảng chỉ mở bước rẽ nhánh ở gói trả phí, kiểm trước khi chọn.
Có nên dùng AI để quyết định người đăng ký vào nhánh nào không?
Chỉ khi điểm rẽ là câu trả lời tự do mà bạn không muốn đổi thành câu trắc nghiệm. Khi đó cho AI chọn trong danh sách nhánh cố định, có lựa chọn "không rõ" đi vào nhánh mặc định. Với câu trắc nghiệm, điều kiện thường là đủ, rẻ và chắc hơn.
Một người chọn nhiều đáp án thì nên gửi một thư hay nhiều thư?
Thường nên một thư. Bạn có thể dựng nhánh riêng cho tổ hợp phổ biến, hoặc gửi thư chung có các đoạn tuỳ theo đáp án nếu công cụ cho chèn đoạn có điều kiện. Nhiều thư liên tiếp dễ khiến người nhận nghĩ hệ thống bị lỗi.
Làm sao để người phụ trách mỗi nhánh tự sửa mẫu thư của mình?
Đặt nội dung mẫu thư trong một trang tính, mỗi nhánh một ô, và để luồng đọc nội dung từ đó. Người phụ trách sửa ô của mình mà không phải vào nền tảng kết nối. Cần quy ước giữ nguyên các chỗ trống như tên và mã đăng ký.
Bao lâu nên rà lại cây nhánh một lần?
Mỗi lần sửa biểu mẫu, và ngoài ra mỗi quý một lần. Lúc rà, so danh sách đáp án trên biểu mẫu với điều kiện trong luồng, và đếm số dòng rơi vào nhánh mặc định trong quý. Con số đó tăng là dấu hiệu cây nhánh đã lỗi thời.