Cách tính thời gian tiết kiệm khi tự động hoá: công thức, điểm hoà vốn và ví dụ

Thời gian tiết kiệm ròng của một luồng tự động bằng thời gian làm tay trước đây, trừ đi phần ngoại lệ vẫn phải làm tay, trừ đi công theo dõi và sửa luồng hằng tháng. Lấy tổng công dựng chia cho con số ròng đó, bạn có số tháng để luồng hoà vốn về thời gian. Nếu số tháng hoà vốn ngắn hơn nhiều so với thời gian quy trình còn giữ nguyên, việc đáng làm.

Phép tính này đơn giản nhưng hay bị làm sai theo hai hướng: quên các chi phí ẩn nên thấy luồng nào cũng lời, hoặc chỉ đếm phút mà bỏ qua lợi ích như ít sai sót, phản hồi khách nhanh hơn. Bài này đi qua từng thành phần, cách đo cho đúng, hai ví dụ giả định đặt cạnh nhau và cách đọc con số khi nó báo "chưa đáng".

Công thức gồm những thành phần nào

Toàn bộ phép tính chỉ gồm năm con số. Bảng dưới giải thích từng con số và cách lấy nó:

Tiết kiệm ròng mỗi tháng bằng dòng một trừ dòng hai trừ dòng ba. Điểm hoà vốn bằng dòng bốn chia cho tiết kiệm ròng. Dòng năm tính riêng bằng tiền, hoặc đổi ra giờ bằng cách chia cho giá trị một giờ công mà bạn tự đặt. Không cần chính xác đến phút; sai lệch hai mươi phần trăm vẫn đủ để quyết định đúng.

Nên tính trên cùng một đơn vị thời gian, thường là tháng. Việc làm theo tuần thì nhân với khoảng bốn, việc theo quý thì chia ba. Trộn đơn vị là lỗi nhỏ nhưng làm lệch kết quả nhiều lần.

Đo thời gian làm tay cho đúng

Con số đầu vào quan trọng nhất cũng là con số hay bị đoán bừa nhất. Người ta thường nói "việc này chỉ mất một phút" trong khi thực tế lâu hơn nhiều. Cách đo đáng tin hơn:

1. Bấm giờ từ lúc bắt đầu chuyển sang việc đó đến lúc quay lại việc đang làm dở, không chỉ phần gõ phím. Mở ứng dụng, tìm đúng tệp, đăng nhập lại đều là thời gian của việc.
2. Đo ít nhất năm lần ở các thời điểm khác nhau, cả lúc vắng lẫn lúc đông, rồi lấy con số ở giữa thay vì con số nhanh nhất.
3. Đếm số lần thật trong hai tuần thay vì ước theo cảm giác. Việc nhỏ hay bị đánh giá thấp tần suất.
4. Ghi riêng thời gian sửa sai: những lần phải gọi lại cho khách vì ghi nhầm, phải tìm lại đơn vì quên ghi. Phần này thường biến mất khi tự động hoá và hay bị bỏ khỏi phép tính.
5. Hỏi chính người làm việc đó hằng ngày. Họ biết những lần mất mười phút vì một trường hợp lạ mà người quản lý không thấy.

Có một phần khó đo: chi phí của việc bị cắt ngang. Mỗi lần dừng tay để chép một đơn, người làm mất thêm một khoảng để quay lại mạch việc cũ. Không cần đưa con số này vào phép tính, nhưng nên nhớ rằng phép tính chỉ bằng phút thường đánh giá thấp lợi ích của việc bớt bị cắt ngang.

Những chi phí hay bị quên

Phía chi phí thường bị tính thiếu hơn phía lợi ích. Trước khi chốt con số, rà lại danh sách sau:

• Thời gian viết rõ quy trình trước khi dựng. Với quy trình chưa ai viết ra, đây có thể là phần lâu nhất.
• Thời gian thử và chạy song song với cách làm tay, thường kéo dài vài ngày đến một tuần.
• Thời gian hướng dẫn nhóm: ai nhận báo lỗi, làm gì khi luồng không chạy, sửa dữ liệu ở đâu.
• Phần ngoại lệ: đơn có ghi chú đặc biệt, khách gửi sai biểu mẫu, dữ liệu thiếu. Tỷ lệ này hiếm khi bằng không.
• Công theo dõi lâu dài: xem nhật ký, xử lý khi mật khẩu đổi hay ứng dụng cập nhật, sửa luồng khi quy trình đổi.
• Chi phí lượt chạy tăng theo số đơn. Luồng rẻ ở tháng đầu có thể đắt hơn khi cửa hàng đông gấp đôi; hãy tính thử với lượng gấp đôi.
• Chi phí khi luồng hỏng: một ngày luồng ngừng mà không ai biết có thể tốn hơn cả tháng tiết kiệm. Đặt báo lỗi giảm rủi ro này nhưng không xoá nó.

Nếu sau khi cộng đủ các dòng này mà luồng vẫn hoà vốn trong vài tháng, bạn có thể làm với sự yên tâm. Nếu điểm hoà vốn bị đẩy ra quá một năm, hãy xem lại có cắt được luồng nhỏ hơn không.

Hai ví dụ giả định đặt cạnh nhau

Hai luồng dưới đây ở cùng một cửa hàng bán đồ gia dụng online. Mọi con số là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính, không phải số đo thật.

Luồng A rõ ràng đáng làm. Luồng B thì không, dù báo cáo quý là việc ai cũng ngại và nghe rất hợp để tự động. Với luồng B, một tệp mẫu có sẵn công thức và một danh sách kiểm tra từng bước sẽ giảm phần lớn công mà không cần dựng gì.

Một mốc nhanh: tiết kiệm vài phút mỗi ngày đáng bao nhiêu giờ dựng

Khi chưa muốn làm đủ phép tính, bạn có thể dùng mốc nhẩm sau. Một năm làm việc có khoảng 250 ngày. Một việc tiết kiệm được 1 phút mỗi ngày cộng lại khoảng 4 giờ mỗi năm; 5 phút mỗi ngày khoảng 21 giờ; 30 phút mỗi ngày khoảng 125 giờ. Nếu công dựng và theo dõi trong năm đầu thấp hơn đáng kể con số đó, việc có khả năng đáng làm.

Ý tưởng tính "bỏ bao nhiêu thời gian để làm một việc nhanh hơn thì còn đáng" đã được nhiều người phổ biến, trong đó có một bảng nổi tiếng của tác giả truyện tranh xkcd, tính trên khoảng thời gian năm năm. Ở doanh nghiệp nhỏ, nên dùng khoảng ngắn hơn, một năm, vì quy trình, ứng dụng và cả mô hình bán hàng có thể đổi trong vòng một năm, khiến luồng phải dựng lại.

Mốc nhanh này có giới hạn: nó chưa trừ phần ngoại lệ và công theo dõi, và nó coi mọi phút như nhau. Một phút lúc cửa hàng đông khách đáng giá hơn một phút lúc vắng. Dùng nó để loại nhanh những việc rõ ràng không đáng, còn việc ở vùng lưng chừng thì làm đủ phép tính ở trên.

Lợi ích không đo bằng phút

Ít sai sót hơn. Chép tay hai mươi đơn mỗi ngày, sai một vài lần mỗi tháng là bình thường. Luồng chép đúng như dữ liệu nó nhận. Mỗi lần sai tránh được là một cuộc gọi xin lỗi khách, một lần giao lại hàng.

Phản hồi nhanh hơn. Email xác nhận đến ngay sau khi khách đặt, kể cả lúc nửa đêm, làm khách yên tâm hơn nhiều so với chờ đến sáng hôm sau.

Bớt phụ thuộc vào một người. Khi người phụ trách nghỉ ốm, việc vẫn chạy. Tuy nhiên điều này chỉ đúng nếu luồng được ghi lại và có người thứ hai biết cách xử lý khi nó hỏng.

Dữ liệu sạch hơn cho việc sau. Đơn được ghi theo một định dạng thống nhất, nên báo cáo cuối tháng nhanh và đúng hơn. Lợi ích này cộng dồn sang các việc khác.

Nhưng cũng có cái giá không đo bằng phút. Khách có thể thấy tin tự động lạnh lùng nếu viết không khéo; nhân viên có thể lo lắng nếu không được giải thích. Hãy cân cả hai phía khi quyết.

Khi con số nói "chưa đáng"

Một phép tính cho kết quả hoà vốn quá lâu không có nghĩa là bỏ hẳn ý định. Nó thường gợi ý ba hướng. Hướng thứ nhất là cắt nhỏ: thay vì tự động cả quy trình, chỉ tự động bước tốn thời gian nhất hoặc dễ sai nhất. Hướng thứ hai là đổi cách làm thay vì tự động: một tệp mẫu, một danh sách kiểm tra, một biểu mẫu thay cho tin nhắn tự do đôi khi giải quyết được phần lớn vấn đề với công sức rất nhỏ.

Hướng thứ ba là chờ. Khi cửa hàng đông hơn, tần suất tăng và con số thay đổi. Ghi lại phép tính hôm nay, xem lại sau một quý. Một danh sách việc kèm con số tiết kiệm ước tính, xem lại định kỳ, giúp bạn biết lúc nào việc đã vượt ngưỡng đáng làm.

Ngược lại, nếu con số nói "rất đáng" mà bạn vẫn chần chừ, hãy hỏi lý do thật là gì. Thường đó là lo ngại về dữ liệu khách hay sợ luồng chạy sai trước mặt khách. Cả hai đều có cách xử lý: bắt đầu bằng luồng nội bộ, che bớt dữ liệu, giữ bước duyệt, và đo lại sau một tháng để thấy con số thật.

Câu hỏi thường gặp

Có cần tính chính xác đến từng phút không?

Không. Mục đích là quyết định làm hay không và làm việc nào trước. Sai lệch vài chục phần trăm thường không đổi quyết định. Điều quan trọng hơn là không bỏ sót chi phí theo dõi, phần ngoại lệ và công dựng thật.

Nên đổi chi phí nền tảng ra giờ thế nào?

Tự đặt giá trị một giờ công của bạn hoặc của nhân viên làm việc đó, rồi chia chi phí tháng cho con số đó để ra số giờ tương đương. Con số này chỉ dùng để so sánh nội bộ, không cần chuẩn theo thị trường.

Sau khi chạy có nên đo lại không?

Nên. Sau một đến hai tháng, ghi lại số lần luồng chạy, số lần phải làm tay vì ngoại lệ và thời gian đã bỏ ra theo dõi. Con số thật thường khác ước tính ban đầu và giúp bạn tính chính xác hơn cho luồng tiếp theo.

Luồng hoà vốn nhanh nhưng hay hỏng thì sao?

Cộng thời gian xử lý sự cố vào công theo dõi và tính lại. Nếu vẫn lời, hãy tìm nguyên nhân hỏng như dữ liệu đầu vào lộn xộn hay trigger quá rộng. Nếu hết lời, cắt luồng nhỏ lại hoặc thêm bước chuẩn hoá đầu vào.

Thời gian tiết kiệm được nên dùng vào đâu?

Đây là câu nên trả lời trước khi dựng. Nếu không có kế hoạch, thời gian tiết kiệm thường tan vào việc vặt khác. Gắn nó với một việc cụ thể như gọi lại khách cũ hay chăm sóc đơn khó giúp lợi ích hiện ra rõ ràng.